11.2 Henkilöstön tietojen täydentäminen
Palkansaajan tiedot tulee täyttää Henkilöstön hallinta –näytöllä ennen kuin palkansaajalle voi tehdä palkkalaskelman ja lähettää palkkatietoja Tulorekisteriin. Tulorekisteriin lähetettävien ilmoitusten myötä Henkilön perustiedot -näytölle on tehty muutoksia. Esimerkiksi aikaisemmin avoin tekstikenttä Ammatti on nyt valikko, josta täytyy valita sopiva ammattinimike. Ammattilista on Tilastokeskuksen ammattiluokituksen mukainen. Ammatti on pakollinen tieto Tulorekisteriin lähetettävässä palkkatietoilmoituksessa. Samaten Tunnisteen tyyppi täytyy valita Perustiedot-välilehden valikosta. Suomalaisella palkansaajalla se on yleensä Henkilötunnus. Jos palkansaaja on ulkomaalainen ja tunnisteen tyyppi on muu kuin Y-tunnus tai suomalainen henkilötunnus, henkilön tietoihin on täydennettävä Tunnisteen myöntänyt maa, sukupuoli ja syntymäaika, myös Kotimaa täytyy täydentää. Maavalikoissa voi hakea oikeaa maata kirjoittamalla valikkokenttään maan nimen ensimmäiset 3 kirjainta.
Jos suomalaisen henkilötunnuksen loppuosa alkaa numerolla 9 (tai 000, 001, UUU), tunnus on todennäköisesti keinotekoinen tunniste (esim. xxxxxx-9xxx). Jos palkansaajalle täytyy ilmoittaa keinotekoinen tunniste, tunnisteen tyypiksi valitaan Muu tunnus. Lisäksi henkilön tietoihin täytyy täydentää Tunnisteen myöntänyt maa, Sukupuoli ja Syntymäaika osoitetietojen lisäksi.
Palkansaajan osoite on pakollinen tietoja Tulorekisterin palkkatietoilmoituksissa. Osoitteen tyypiksi valitaan joko Osoite kotivaltiossa tai Osoite työskentelyvaltiossa. Suomessa sijaitseva osoite täydennetään Lähiosoite-kenttään ja ulkomailla sijaitseva osoite Ulkomaan osoite –kenttään.
Tarvittaessa palkansaajan tietoihin voi lisätä tiedon siitä, että palkansaaja on:
- Valtion työllisyysmäärärahoilla työllistetty
- Osakasasemassa maksajaan ja tai
- Osaomistaja
Osaomistaja –valinta vaikuttaa palkanlaskentaan, koska osaomistajan työttömyysvakuutusprosentti on pienempi kuin palkansaajan. Ohjelma lisää valitun tiedon automaattisesti Tulorekisteriin lähetettävään palkkatietoilmoitukseen.
Palkansaajan lisätieto ”Yrittäjä, ei YEL/MYEL vakuuttamisvelvollisuutta” on valittavissa Tulorekisterin lisätiedot -välilehdellä. Vaihtoehdon valinta on sijoitettu sinne, koska vaihtoehdon lisäksi täytyy valita myös vaihtoehto: ”Ei vakuuttamisvelvollisuutta (sairausvakuutus)”. Webwakka lähettää tiedon molemmista valinnoista palkkatietoilmoituksen mukana Tulorekisteriin.
Henkilöstön hallinta –näytön toinen välilehti on Verokortti. Verokortin tiedot vaikuttavat palkanlaskentaan, joten verokortin tiedot kannattaa täydentää samalla kuin palkansaajan muutkin henkilötiedot. Esimerkiksi jos palkansaaja on rajoitetusti verovelvollinen, rajoitetusti verovelvollinen -valinta Verokortti-näytöllä tehdään kohdassa Ennakonpidätystiedot - Verokorttityyppi. Lisätietoja Verokortti-välilehdestä on luvussa 7.1 Verokortti.
Henkilöstön hallinta -näytön kolmas välilehti on Tulorekisterin lisätiedot.
Tulorekisterin lisätiedot –välilehti sisältää yrityksen perustiedoista poikkeavat palkansaajan Työeläkevakuutus- ja työtapaturmavakuutustiedot. Lisäksi välilehdellä ilmoitetaan, jos työnantajalla ei ole velvollisuutta vakuuttaa palkansaajaa. Välilehdelle tallennetut tiedot lähetetään palkansaajan palkkatietoilmoituksessa Tulorekisteriin.
Yrityksen perustiedot-näytöllä tallennetaan Tulorekisteriin ilmoitettavat Työeläke- ja työtapaturmavakuutustiedot, jotka lisätään jokaisen palkansaajan palkkatietoilmoitukseen, jos palkansaajan Verokortti-välilehdellä Eläketyypiksi on valittu TYEL eikä Tulorekisterin lisätiedot-välilehdelle ole tallennettu poikkeavia vakuutustietoja.
Tulorekisterin lisätiedot –välilehdellä Palkansaajan vakuutustiedot –laatikon Työeläkevakuutuskentät aktivoidaan valitsemalla valintalaatikko: ”Työeläkevakuutus poikkeaa yrityksen perustiedoista” ja Työtapaturmavakuutuskentät valitsemalla valintalaatikko: ”Työtapaturmavakuutus poikkeaa yrityksen perustiedoista”. Tarvittaessa aikaisemmin tallennetut palkansaajan poikkeavat vakuutustiedot voi muokata ja tallentaa uudestaan. Poikkeavien tietojen lähetys Tulorekisteriin estetään poistamalla rasti valintalaatikosta: ”Työeläkevakuutus poikkeaa yrityksen perustiedoista” tai/ja ”Työtapaturmavakuutus poikkeaa yrityksen perustiedoista”.
Ei vakuuttamisvelvollisuutta –vaihtoehdoista valitaan tarpeen mukaan yksi tai useampi. Ohjelma lähettää valitut tiedot automaattisesti Tulorekisteriin aina palkansaajan palkkatietoilmoituksen lähetyksen yhteydessä. Tulorekisterin ohjeista (https://www.vero.fi/tulorekisteri) voi tarkastaa, missä tilanteissa Ei vakuuttamisvelvollisuutta –tieto ja / tai palkansaajan lisätieto: "Yrittäjä, ei YEL/MYEL vakuuttamisvelvollisuutta" täytyy ilmoittaa Tulorekisteriin.
