2.3.6 Ostolaskujen hyväksyntä ja tiliöinti ostovelkoihin

Osana ostolaskujen suoriteperusteista käsittelyä Webwakan Ostolaskujen hyväksyntä -näytöllä näkyy ostoreskontra eli luettelo ostoveloista ja niiden maksamisesta.

Ostolaskujen hyväksyntä -näytöllä ostovelka hyväksytään maksettavaksi. Tarvittaessa ostovelan maksupäivän ja maksutilin voi samalla vaihtaa.

Kun ostovelka on maksettu, ostovelkatositteen voi Ostolaskujen hyväksyntä -näytöllä merkitä maksetuksi, jolloin ohjelma muodostaa kirjanpitoon uuden maksutositteen, joka kuittaa ostovelan maksetuksi kirjanpidon Ostovelat -tililtä.

Jos käytössä on pankkiyhteys, ostovelan voi maksaa normaalin ostolaskun tavoin ja kohdistaa pankkiosiossa maksetuksi. Tällöin kohdistus luo maksutositteen kirjanpitoon.

Ostoreskontran saa näkyviin Ostolaskujen hyväksyntä -näytöllä, kun kirjanpidon asetuksista valitsee Ostolaskujen lisätoiminnot -otsikon alta: Ostolaskujen hyväksyntä ja tiliöinti ostovelkoihin -toiminnon.

Kun Ostolaskujen hyväksyntä ja tiliöinti ostovelkoihin -toiminto on otettu käyttöön kirjanpidon asetuksissa, ohjelma muodostaa kaikista käyttöönoton jälkeen tallennetuista uusista ostolaskuista ostovelkatositteita kirjanpitoon. Ohjelma muodostaa ostovelkatositteita myös saapuneista verkkolaskuista ja Wakkakuiteista, jotka siirretään ostolaskuina kirjanpitoon.

Ostovelkatositteen tila on maksettu ja sen maksutilinä on Ostovelka -tili, jonka ohjelma on muodostanut Kassa -ja pankkitilit -näytölle Ostovelka -toiminnon käyttöönoton yhteydessä. Tositteen Viennit -osiossa kassa/pankkitiliviennin tilalla on vienti ostovelkatilin kirjanpitotilille.

Kaikki ostovelkatositteet näkyvät Ostolaskujen hyväksyntä -näytöllä. Näytön alareunan ostovelkalistan Tila -sarakkeessa näkyy ostovelan todellinen tila: Avoin, Hyväksytty, Lähetetty tai Maksettu. Oletuksena näytöllä näytetään vain avoin tilassa olevat ostovelat, mutta Näytä -valikosta voi valita tilan perusteella listassa näytettävät ostovelat.

Ostovelan hyväksyntä maksettavaksi

Kun Ostolaskujen hyväksyntä ja tiliöinti ostovelkoihin -toiminto on käytössä, ostovelka täytyy hyväksyä maksettavaksi Ostolaskujen hyväksyntä -näytöllä ennen, kuin ostovelan voi merkitä näytöllä maksetuksi tai lähettää pankkiosiossa maksettavaksi. Webwakan Pankkiosion käyttö edellyttää pankkiyhteyttä. Jos pankkiyhteyttä ei ole, ostovelka merkitään maksetuksi Ostolaskujen hyväksyntä -näytöllä.

Ostovelka hyväksytään maksettavaksi valitsemalla hyväksyttävät ostovelat Ostolaskujen hyväksyntä -näytön alareunan ostovelkalistasta. Jos ostovelkarivien Maksupäivä ja Maksutililtä -tiedot ovat jo oikein, klikataan vain Hyväksy maksettavaksi -painiketta. Ostovelan hyväksyntä maksettavaksi muuttaa ostovelan tilan hyväksytyksi ja laskurivillä näkyy hyväksyjän nimi. Samalla ostovelan tapahtumalokiin tallentuu tilamuutos.

Tarvittaessa ennen Hyväksy maksettavaksi -painikkeen klikkausta, valitun ostolaskun maksupäivän voi vaihtaa näytön yläosan Maksupäivä -kenttään ja Maksetaan tililtä -valintalistasta voi valita toisen maksutilin. Korvaavat maksupäivä ja maksutili -tiedot tallentuvat kaikille valituille ostovelkariveille, kun klikkaa Hyväksy maksettavaksi -painiketta.

Tallenna vain maksutilin muutos -linkistä voi tallentaa pelkän maksutilin muutoksen ilman, että ostovelkaa hyväksyy vielä maksettavaksi.

Kuvassa alla näkyy, että ostovelka on hyväksytty maksettavaksi ja samalla maksupäivä ja maksutili on muutettu. Hyväksynyt -sarakkeessa näkyy hyväksynnän tallentajan nimi.

Kun ostovelka on hyväksytty maksettavaksi ja Webwakassa on pankkiyhteys, ostovelka näkyy normaalin ostolaskun tavoin Pankkiosion Maksa laskuja -näytöllä ja ostolaskun voi lähettää pankkiin maksettavaksi.

Maksettavaksi hyväksytty ostovelka näkyy myös Pankkiosion Kohdistus -näytöllä Kohdistettavat laskut -listassa. Kun ostovelan maksu näkyy tiliotteella, ostovelan voi kohdistaa maksetuksi tavallisen ostolaskun tavoin. Kohdistuksen yhteydessä ohjelma luo kirjanpitoon maksutositteen, joka kuittaa kohdistetun ostovelan maksetuksi.

Lisätietoja laskujen maksusta pankkiyhteydellä voi lukea luvusta 5.1.1 Maksa laskuja ja kohdistuksesta luvusta 5.2.3 Kohdistus.

Ostovelan maksussa tulee huomioida, että koko ostovelkatositteen summa täytyy maksaa kerralla tai käyttäjän täytyy muuttaa ostovelkalaskun summa vastaamaan maksettavaa summaa ja tehdä lopusta maksamattomasta summasta uusi ostovelkatosite.

Peruuta valittujen laskujen hyväksyntä

Tarvittaessa ostovelan maksun hyväksynnän voi perua valitsemalla hyväksytyn ostovelan ja klikkaamalla Peruuta valittujen laskujen hyväksyntä -painiketta. Tällöin ohjelma palauttaa ostolaskun hyväksyntätilan avoimeksi ja poistaa ostolaskun riviltä Hyväksynyt -nimen.

Jos ostolasku on jo hyväksytty maksettavaksi, mutta sitä ei ole maksettu maksupäivänä, maksupäivän voi vaihtaa perumalla maksun hyväksynnän ja valitsemalla uuden maksupäivän samalla, kun hyväksyy laskun maksun uudestaan.

Lisää kommentti valituille laskuille

Ostolaskujen hyväksyntä -näytöllä ostovelan tietoihin voi tallentaa kommentin. Kommentin lisääminen tapahtuu valitsemalla ostovelkarivi ja klikkaamalla laskulistan yläpuolelta Lisää kommentti valituille laskuille -painiketta. Painikkeen klikkaus avaa näytölle ponnahdusikkunan, johon voi kirjoittaa korkeintaan 255 merkkisen kommentin. Jos on valinnut useamman laskun, sama kommentti tallentuu kaikille valituille laskuille, kun klikkaa Tallenna ja sulje -painiketta.

Laskulle tallennettujen kommenttien kappalemäärä näkyy Kommentit -sarakkeessa. Kommenttien kappalemäärä on linkki, joka avaa näytön oikean reunan esikatseluun ostolaskun kommentit. Tallennettua kommenttia ei voi poistaa.

Tulosta valittujen laskujen tapahtumaloki

Ostovelkalistan yläpalkista voi tulostaa valittujen laskujen tapahtumalokin näytön oikean reunan esikatseluikkunaan. Samaan tulosteeseen voi yhdistää myös ostovelkojen tietoihin tallennetut kommentit, kun valitsee Liitä kommentit tapahtumalokiin -valintalaatikon ennen, kuin klikkaa Tulosta valittujen laskujen tapahtumaloki -painiketta.

Merkitse valitut laskut maksetuiksi

Ostolaskujen hyväksyntä -näytöllä voi merkitä ostovelan maksetuksi, jos ostolasku on maksettu ja Webwakassa ei ole käytössä pankkiyhteyttä ja kohdistustoimintoa. Ostolaskujen hyväksyntä -näytöltä valitaan hyväksytty (tai lähetetty) -tilassa olevat maksetut ostovelkarivit ja klikataan Merkitse valitut laskut maksetuiksi -painiketta. Ohjelma varmistaa vielä, että valitut laskut merkitään maksetuiksi ja OK -painikkeesta luo tarvittavat maksutositteet kirjanpitoon ja merkitsee valittujen ostovelkatositteiden tilaksi Maksettu.

Tosite -näytöllä näkyvässä maksutositteessa on kaksi vientiä: maksutilin kirjanpitotililtä ostovelkatilin kirjanpitotilille.

Maksutositteen tositesarja määräytyy maksutilin asetuksiin tallennetusta tositesarjasta. Jos käyttäjä ei ole tallentanut pankkitilin tietoihin tositesarjaa, ohjelma käyttää maksutositteen oletustositesarjana tositesarjavalikon ensimmäistä tositesarjaa. Ostovelkatilin tietoihin voi tallentaa tositesarjan Perustiedot -valikon Kassa- ja pankkitilit -näytöllä.

Peruuta valittujen laskujen merkintä maksetuksi

Maksetuksi merkityn ostovelan Maksettu -tilan voi palauttaa Hyväksytty -tilaan Ostolaskujen hyväksyntä -näytöllä valitsemalla ostovelkarivin ja klikkaamalla Peruuta valittujen laskujen merkintä maksetuksi -painiketta. Ohjelma vielä vahvistaa, että valitun ostovelan merkintä maksetuksi perutaan ja samalla kirjanpidosta poistetaan maksetuksi merkinnän yhteydessä kirjanpitoon luotu maksutosite. Kun vahvistukseen vastaa OK, ohjelma poistaa maksutositteen kirjanpidosta ja palauttaa ostovelan tilaksi Hyväksytty. Samalla ohjelma tallentaa ostovelan tietoihin kommentin, jossa kerrotaan, että tila on palautettu Hyväksytyksi ja maksutosite on poistettu.

Kirjanpitäjän asiakas voi hyväksyä kirjanpitonsa ostolaskuja maksettavaksi

Kun Ostolaskujen hyväksyntä ja tiliöinti ostovelkoihin -toiminto on käytössä ja kirjanpitäjä on luonut asiakkaalleen kirjanpidon Webwakkaan, kirjanpitäjän asiakas voi kirjautua Webwakkaan ja nähdä Ostolaskujen hyväksyntä -näytöllä kirjanpitäjän kirjanpitoon tallentamat yrityksen ostolaskut.

Kirjanpitäjän asiakkaalla on mahdollisuus hyväksyä yrityksensä ostolaskut maksettaviksi Ostolaskujen hyväksyntä -näytöllä. Asiakkaalla on oikeus myös muokata tarvittaessa ostovelan maksupäivää tai pankkitiliä, jolta ostolasku maksetaan ja lisätä ostolaskulle kommentti. Kirjanpitäjän asiakas voi myös muokata tai poistaa tallentamiaan muutoksia, joskin maksatuksen hyväksyntää ei voi poistaa enää sen jälkeen, kun ostolasku on jo Maksettu -tilassa.