4.11 Työnantajan erillisilmoitus
Työnantajan kuuluu lähettää Työnantajan erillisilmoitus Tulorekisteriin vähintään kerran kuukaudessa.
Työnantajan erillisilmoitus lähetetään Raportit-näytöllä. Raportit-näytön vasemmasta reunasta valitaan valintanappi: Työnantajan erillisilmoitus.
Työnantajan erillisilmoitus –näytöllä valitaan ilmoitusjakso: Kohdekausi kuukausivalikosta ja vuosivalikosta vuosi. Ohjelma laskee kohdekauden aikana maksetuista palkoista kertyneiden Työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärän ja näyttää summan sille varatussa kentässä. Sairausvakuutusmaksun yhteismäärästä tehtävät vähennykset on avoin kenttä, johon käyttäjä voi täydentää summan.
Jos kohdekauden aikana ei ole maksettu palkkoja ja suorituksen maksaja on säännöllinen työnantaja, klikataan rasti ruutuun Ei palkanmaksua. Tällöin Ei palkanmaksua –tiedon lisäksi täytyy ilmoittaa
- tiedot maksajan työeläkevakuutuksesta (eläkejärjestelynumero ja työeläkelaitoksen yhtiötunnus)
- tiedot maksajan työtapaturmavakuutuksesta (työtapaturmavakuutusyhtiön tunniste ja vakuutusnumero).
Työnantajan erillisilmoitus –näytöllä näytetään tarvittavat tiedot maksajan työeläkevakuutuksesta ja tapaturmavakuutuksesta, jos tiedot on tallennettu Webwakkaan Yrityksen perustiedot -näytöllä. Tarvittaessa tietoja voi täydentää tai muokata Perustiedot -valikon Yrityksen perustiedot –näytöllä.
Ohjelma lisää Työnantajan erillisilmoitukseen suorituksen maksajan tiedot myös Yrityksen perustiedoista.
Ilmoituspäivä kuuluu ilmoittaa Tulorekisteriin, joten erillisilmoitustulosteessa näytetään ilmoituspäivämäärä, jos esikatselussa tarkastellaan jo lähetettyä erillisilmoitusta. Jos ilmoitusta ei ole vielä lähetetty vaan vasta katsotaan, miltä raportti näyttää, ilmoituspäivänä näytetään kuluva päivä.
Tulostus ja lähetys
Työnantajan erillisilmoitus –näytön yläreunassa on Tulosta- ja Lähetä -painikkeet. Näytön tiedot tallennetaan lähetyksen yhteydessä ohjelman tietokantaan, joten erillistä Tallenna -painiketta ei ole.
Tulosta –painike avaa Työnantajan erillisilmoituksen esikatselunäkymään. Ohjelma avaa Uuden lähettämättömän ilmoituksen esikatseluun niillä tiedoilla, jotka näytöllä on täytetty ja näkyvät ruudulla. Jos näytön alareunasta on valintalaatikkoa klikkaamalla valittu jo lähetetty ilmoitus, lähetetyn ilmoituksen tiedot saa näkyviin esikatselussa klikkaamalla Tulosta valittu -painiketta.
Halutessaan Työnantajan erillisilmoituksen voi tulostaa esikatselu -ikkunan oikeasta yläreunasta Tulosta -ikonista.
Lähetä -painike tallentaa Työnantajan erillisilmoitus –näytöllä tehdyt muutokset ja ohjelman laskeman sairausvakuutusmaksujen yhteissumman ja lähettää ilmoituksen Tulorekisteriin. Jos Tulorekisteri on vastaanottanut ilmoituksen onnistuneesti käsittelyyn, ohjelma näyttää viesti-ikkunan, jossa kerrotaan lähetyksen onnistuneen ja neuvotaan noutamaan käsittelypalaute klikkaamalla Nouda käsittelypalaute -painiketta. Jos Tulorekisteri on hylännyt ilmoituksen jo vastaanotossa, viesti-ikkunassa kerrotaan, että lähetys on hylätty ja Lähetyksen lisätiedot -sarakkeen linkistä näkee lähetyksen virhetiedot.
Muista noutaa käsittelypalaute
Nouda käsittelypalaute –painikkeesta ohjelma hakee Tulorekisteristä käsittelypalautteen onnistuneesti lähetetyille ilmoituksille, joiden tila on Lähetetty ilmoitus käsittelyssä, Korvaava ilmoitus käsittelyssä tai Lähetetty ilmoituksen mitätöinti käsittelyssä. Käsittelypalaute vahvistaa, että ilmoitus on hyväksytysti tallennettu Tulorekisteriin tai ilmoitus on käsittelyssä hylätty. Hyväksytysti Tulorekisteriin tallennetut ilmoitukset saavat käsittelypalautteen myötä tilaksi: Lähetetty hyväksytysti, Lähetetty korvaava ilmoitus hyväksytysti tai Lähetetty ilmoituksen mitätöinti hyväksytysti. Tila määräytyy sen mukaan, onko hyväksytysti tallennettu ilmoitus ollut uusi, korvaava vai mitätöivä ilmoitus. Käsittelyssä hylättyjen ilmoitusten tila määräytyy samalla tavalla: Lähetetty ilmoitus hylätty, Lähetetty korvaava ilmoitus hylätty tai Lähetetty ilmoituksen mitätöinti hylätty.
Korvaava ja mitätöivä ilmoitus
Työnantajan erillisilmoitus -näytön alareunassa on lähetetyistä Erillisilmoituksista lista, jossa näkyy lähetetyn ilmoituksen Päiväys, Lähetyksen tila, Lähetyksen lisätiedot ja Tulorekisterin ilmoitusviite. Jokaisen lähetetyn ilmoitusrivin alussa on valintalaatikko, jotta lähetetyn lomakkeen voi valita ja halutessaan avata esikatseluun Tulosta valittu-painikkeesta.
Työnantajan erillisilmoitus on mahdollista lähettää muokattuna uudestaan, jolloin aikaisemmin lähetetty korvataan uudella. Käytännössä tämä tapahtuu valitsemalla korvattava ilmoitusjakso ja täydentämällä korvaavan ilmoituksen tiedot Työnantajan erillisilmoitus -näytölle kuin uuden ilmoituksen täytössä. Ennen lähetystä klikataan rasti ruutuun Korvaava ilmoitus. Lähetä -painikkeesta ohjelma lähettää Tulorekisteriin korvaavien tietojen mukana tiedon korvattavan ilmoituksen ilmoitusviitteestä.
Aikaisemmin lähetetyt Työnantajan erillisilmoitus-näytöllä täydennetyt tiedot eivät näy näytöllä, mutta Tulosta valittu -painikkeesta valitun lähetetyn ilmoituksen tietoja voi tarkastella esikatselunäkymästä. Tulosta -painike näyttää lähettämättömän ilmoituksen tiedot.
Ilmoituksen mitätöinti
Seuraavissa tapauksissa Työnantajan erillisilmoitusta ei voi korvata muokatatulla ilmoituksella, vaan aikaisempi ilmoitus täytyy kokonaan mitätöidä ennen uuden ilmoituksen lähetystä:
- kohdekauden korjaus
- suorituksen maksajan asiakastunnisteiden korjaus
- eläkejärjestelynumeron korjaus
- työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus.
Ilmoituksen mitätöinti tehdään seuraavasti:
Ensin valitaan ilmoitusjakso, joka halutaan mitätöidä. Ohjelma laskee mahdollisen sairausvakuutusmaksujen yhteismäärän. Ennen ilmoituksen lähetystä täytyy rastia Ilmoituksen mitätöinti -valintalaatikko, jonka jälkeen ilmoituksen voi lähettää Tulorekisteriin Lähetä -painikkeesta
Lähetyksen jälkeen ohjelma näyttää viesti-ikkunan, jossa kerrotaan, onko Tulorekisteri vastaanottanut ilmoituksen käsittelyyn vai onko ilmoitus hylätty.
Jos Tulorekisteri on vastaanottanut ilmoituksen onnistuneesti käsittelyyn, ohjelma näyttää viesti-ikkunan, jossa kerrotaan lähetyksen onnistuneen ja neuvotaan noutamaan käsittelypalaute klikkaamalla Nouda käsittelypalaute -painiketta. Jos Tulorekisteri on hylännyt ilmoituksen jo vastaanotossa, viesti-ikkunassa kerrotaan, että lähetys on hylätty ja Lähetyksen lisätiedot -sarakkeen linkistä näkee lähetyksen virhetiedot.