7.4.1 Maksuperusteisen kirjanpidon palkkojen tiliöinti

Maksuperusteiseen kirjanpitoon ei voi muodostaa erillistä Kirjanpitotositetta, sillä ohjelma muodostaa valitun palkkatapahtuman palkkalajeista viennit suoraan tositteelle/ostolaskulle.

Ennen palkkojen tiliöintiä ostolaskuksi: Palkansaajan tiedot täytyy lisätä asiakasrekisteriin!

Ostolaskussa täytyy olla palkansaajan pankkitilinumero. Ennen palkkojen tiliöintiä ostolaskuiksi, Henkilöstö -näytölle tallennetut palkansaajat täytyy lisätä asiakasrekisteriin. Ensin tarkistetaan, että henkilön tiedoissa on palkansaajan tilinumero ja täydennetään se tarvittaessa. Tämän jälkeen klikataan Lisää valittu henkilö asiakasrekisteriin -painiketta. Painike on aktiivinen, kun valitun henkilön tietoja ei ole vielä lisätty asiakasrekisteriin.

Painikkeesta ohjelma avaa Asiakasrekisteri -ponnahdusikkunan, johon ohjelma alustaa valitun henkilön perustiedot. Tarkista tiedot, täydennä tarvittaessa ja tallenna muutokset. Lisää samalla tavalla yksitellen kaikki palkansaajat asiakasrekisteriin. Tämän jälkeen voit muodostaa ostolaskuja Palkkojen tiliöinti -välilehdellä.

Ostolasku palkkatapahtumasta

Palkkojen tiliöinti -välilehdellä voi muodostaa ostolaskun palkansaajalle maksettavasta palkkasummasta. Jos on käytössä pankkiyhteys, ostolaskun voi lähettää pankkiyhteydellä maksettavaksi.

Kun Ostolasku -valintanappi on valittu ja palkkatapahtumat -taulukosta on valinnut palkkatapahtumat, joista haluaa muodostaa ostolaskut, ohjelma olettaa ostolaskun maksu- ja eräpäiväksi tuoreimman palkkatapahtuman maksupäiväyksen. Ohjelma myös olettaa tositteen sarjaksi OS ja oletuspankkitilin maksutiliksi. Tositteen oletustietoja voi tarvittaessa muokata samalla, kun lisää maksulle viestin ja ostolaskulle selitteen.

Luo ostolasku -painikkeesta ohjelma muodostaa kirjanpitoon yhden ostolaskun jokaisesta valitusta palkkatapahtumasta. Merkkinä onnistuneesta ostolaskun luonnista, ohjelma päivittää näytön Palkkatapahtumat -taulukon Maksutosite -sarakkeeseen ostolaskun tunnuksen. Tunnus on linkki, jonka klikkauksesta ohjelma avaa ponnahdusikkunan, jossa näkyy ostolaskun tiedot. Tarvittaessa ostolaskun tietoja voi muokata ikkunassa. Tarvittaessa ostolaskun poiston voi tehdä vain varsinaisella Ostolaskut -näytöllä.

Ohjelma muodostaa ostolaskulle vientirivit, valitun palkkatapahtuman palkkalajeista. Ohjelma valitsee ostolaskussa käytetyt kirjanpitotilit palkansaajan tietoihin tallennetun tiliöintimallin perusteella. Tiliöintimallissa jokaiselle Webwakassa käytettävälle palkkalajille on määritetty kirjanpitotili. Tiliöintimalli -välilehdellä oletustiliöintimallin tietoja voi tarvittaessa muokata ja tarvittaessa muodostaa kokonaan uuden tiliöintimallin. Lisätietoja Tiliöintimalli -välilehdestä on luvussa 7.6.

Kun kirjanpito on maksuperusteinen, Palkkojen tiliöinti -näytöllä muodostetussa tositteessa ja ostolaskussa näytetään seuraavat tiedot, jos tietojen palkkalajeja on käytetty valitussa palkkatapahtumassa:

Bruttopalkka palkkalajeittain

Ennakonpidätysmaksu (ohjelma kirjaa oletuksena tiliöintimallista taseen ennakonpidätysvelkatilille)

Työntekijän osuus TyEL-maksusta

Työntekijän osuus työttömyysvakuutusmaksusta

Luontoisedut

AY-maksut ja ulosmittaus (ohjelma kirjaa oletuksena tiliöintimallista taseen tilitysvelkatilille)

Vähennykset ennen ennakonpidätystä

Ohjelma kirjaa tositteen/ostolaskun summan eli maksettavan palkkasumman maksutilivientinä. Maksutilivientirivi näkyy tositteella/ostolaskulla vain, jos Kirjanpidon asetuksista on valittu tosite/ostolaskut -näytöllä näytettäväksi ”Näytä debet-kredit” -näkymä.

Ohjelma kuittaa automaattisesti ennakonpidätysmaksun velan velkatililtä maksetuksi, kun käyttäjä tekee Sivukulujen kirjaukset -välilehdellä tositteen/ostolaskun ennakonpidätysmaksun maksusta (lisätietoja luvussa 7.5).

Mahdollinen AY-maksuvelka ja/tai ulosmittausvelka käyttäjän tulee muistaa kirjata maksetuksi velkatililtä velan maksutositteeseen.

Lisäksi tilikauden vaihteessa, käyttäjän tulee tehdä oikaisutosite kirjanpitoon eli korjata palkkojen tiliöintiin liittyvät suoriteperusteiset kirjaukset maksuperusteisiksi, jos palkkojen tiliöinnissä on kirjattu summia velkatileille ja summat maksetaan vasta seuraavan tilikauden puolella. Esimerkiksi tilikauden viimeisen kuukauden palkan bruttosummasta on uuden tilikauden alussa maksamatta ennakonpidätyksen määrä, joten tilikauden viimeisen kuukauden palkan bruttosummaa täytyy pienentää ennakonpidätysmaksuvelan verran. Tililtä, jolle bruttopalkkasumma on kirjattu, vähennetään siis ennakonpidätysmaksuvelkatilin saldo (esim. maa- ja metsätalouden tilikartalla tilille 5011 Maatalouden työntekijäpalkat kredit ja 2782 Maatalouden ennakonpidätysmaksuvelat debet.) Kuvassa on esimerkki oikaisutositteesta:

Tilikauden vaihdon jälkeen oikaisutosite tulee sitten palauttaa päinvastaisena tapahtumana uudelle tilikaudelle. Kirjanpidossa tulee olla kirjaus edellisen tilikauden viimeisestä ennakonpidätysmaksuvelasta, joka sitten uuden tilikauden alussa ilmoitetaan ja maksetaan verottajalle Sivukulujen kirjaukset -välilehdellä muodostetulla tositteella tai ostolaskulla.

Maksuperusteisen toiminimen tulee lisäksi huomioida tilikauden aikana maksettujen palkkojen työntekijän osuus työeläkevakuutusmaksuista ja työttömyysvakuutusmaksuista, jos kyseisten vakuutusmaksujen maksu vakuuttajalle on vasta seuraavan tilikauden puolella. Tällöin ennen tilikauden vaihtoa kirjanpidon palkkasummaa täytyy oikaista (=vähentää) työntekijän vakuutusmaksujen yhteissumman verran. Lisäksi maksamaton vakuutusmaksusumma täytyy oikaista kirjanpidossa lisäämällä työntekijän työeläkevakuutusmaksutilille sieltä palkkojen tiliöinti tositteella vähennetty summa ja työntekijän työttömyysvakuutusmaksutilille sieltä vähennetty summa. Esimerkiksi Palkkojen tiliöinti -välilehdellä on tiliöity tilikauden viimeisen kuukauden palkka, johon on eritelty Ennakonpidätysmaksu, työntekijän TyEL-maksu ja työntekijän työttömyysvakuutusmaksu:

Työnantaja maksaa Ennakonpidätysmaksun, työntekijän TyEL-maksun ja työntekijän työttömyysvakuutusmaksun vasta seuraavan tilikauden puolella tammikuussa, joten ennen tilikauden vaihtoa, kirjanpitoon tehdään seuraava oikaisutosite:

Tilikauden vaihdon jälkeen oikaisutositteesta tulee sitten palauttaa ennakonpidätysmaksuvelan osuus päinvastaisena tapahtumana uudelle tilikaudelle. Kirjanpidossa tulee olla kirjaus edellisen tilikauden viimeisestä ennakonpidätysmaksuvelasta, joka sitten uuden tilikauden alussa ilmoitetaan ja maksetaan verottajalle Sivukulujen kirjaukset -välilehdellä muodostetulla tositteella tai ostolaskulla.

Tosite palkkatapahtumasta (maksuperusteinen kirjanpito)

Jos Webwakassa ei ole pankkiyhteyttä, jolla palkkatapahtumasta muodostetun ostolaskun voi maksaa, Palkkojen tiliöinti -välilehdellä voi muodostaa tositteen palkansaajalle maksetusta palkkasummasta. Tositteen voi muodostaa yhdestä tai useammasta palkkatapahtumasta. Ohjelma laskee tositteen summaksi yhteissumman valittujen palkkatapahtumien palkansaajille maksettavista summista.

Kun Tosite -valintanappi on valittu ja palkkatapahtumat -taulukosta on valinnut palkkatapahtumat, joista haluaa muodostaa tositteen, ohjelma olettaa tositteen maksupäiväksi tuoreimman palkkatapahtuman maksupäiväyksen. Ohjelma myös olettaa tositteen sarjaksi MA ja oletuspankkitilin maksutiliksi. Tositteen tietoja voi tarvittaessa muokata samalla, kun lisää tositteelle Selitteen.

Yhdistä palkansaajat -valintalaatikko on oletuksena tyhjä, mutta valitsemalla laatikon eri palkansaajien palkkalajit voi yhdistää tositteella. Tällöin ohjelma yhdistää automaattisesti tositteelle valittujen palkkatapahtumien saman palkkalajin summat. Lisäksi jos eri palkkalajeilla on tiliöintimallissa sama kirjanpitotili, ohjelma yhdistää automaattisesti myös nämä saman kirjanpitotilin viennit. Jos valittujen palkkatapahtumien palkansaajilla on erilaiset tiliöintimallit, joissa samalla palkkalajilla on eri kirjanpitotilit, ohjelma ei yhdistä vientejä.

Luo tosite -painikkeesta ohjelma muodostaa kirjanpitoon yhden tositteen valituista palkkatapahtumista. Merkkinä onnistuneesta tositteen luonnista, ohjelma päivittää näytön Palkkatapahtumat -taulukon valituille palkkatapahtumariveille Maksutosite -sarakkeeseen tositteen tunnuksen. Tunnus on linkki, jonka klikkauksesta ohjelma avaa ponnahdusikkunan, jossa näkyy tositteen tiedot. Tarvittaessa tositteen tietoja voi muokata ikkunassa. Tarvittaessa tositteen poiston voi tehdä vain varsinaisella Tosite -näytöllä.

Ohjelma muodostaa tositteelle vientirivit, valittujen palkkatapahtumien palkkalajeista. Ohjelma valitsee tositteessa käytetyt kirjanpitotilit palkansaajien tietoihin tallennettujen tiliöintimallien perusteella. Tiliöintimallissa jokaiselle Webwakassa käytettävälle palkkalajille on määritetty palkkalajin tiliöinnissä tarvittava kirjanpitotili. Tiliöintimalli -välilehdellä oletustiliöintimallin tietoja voi tarvittaessa muokata ja tarvittaessa muodostaa kokonaan uuden tiliöintimallin. Lisätietoja Tiliöintimalli -välilehdestä on luvussa 7.6.

Aikaisemmin tässä luvussa Ostolasku palkkatapahtumasta -otsikon alla on kerrottu tarkemmin, mitä tietoja Palkkojen tiliöinti -välilehdellä muodostetussa tositteessa ja ostolaskussa näytetään, kun kirjanpito on maksuperusteinen. Samassa yhteydessä on esimerkki oikaisutositteesta, joka täytyy tehdä tilikauden vaihteessa, jos palkkojen tiliöinnissä on kirjattu summia velkatileille ja summat maksetaan vasta seuraavan tilikauden puolella. Lisäksi oikaisutositteen palautus täytyy tehdä vastakkaisena tapahtumana uuden tilikauden alussa ennen edelliseltä vuodelta maksamattomien ennakonpidätysmaksuvelkojen maksua Sivukulujen kirjaukset -välilehdellä.

Samassa yhteydessä on myös oikaisutositemalli maksuperusteiselle toiminimelle työeläkevakuutusmaksuihin ja työttömyysvakuutusmaksuihin liittyen.

Palkkojen tiliöintitositteen mahdollinen AY-maksuvelka ja/tai ulosmittausvelka käyttäjän tulee muistaa kirjata maksetuksi velkatililtä velan maksutositteeseen.