13.5 Sähköinen allekirjoitus -välilehti

Sähköinen allekirjoitus -välilehdellä voi muodostaa sähköisen allekirjoituskutsun, johon on liitetty sähköisesti allekirjoitettava pdf-tiedosto, esimerkiksi Tilinpäätös -raportti.

Lähetä kutsu -painikkeesta Webwakka lähettää valmiin allekirjoituskutsun Visma Sign allekirjoituspalveluun, joka välittää allekirjoituskutsut sähköpostilla allekirjoituskutsuun tallennetuille allekirjoittajille.

Sähköinen allekirjoituskutsu on maksullinen lisäpalvelu siten, että Mtech veloittaa Webwakan käyttäjää jokaisesta allekirjoituksesta. Hintatiedot voi katsoa Minun maatilani -sivustolta: https://www.minunmaatilani.fi/hinnasto/.

Sähköpostin allekirjoituskutsussa on sitten linkki ja salasana Visma Sign -sovellukseen lukemaan allekirjoitettava tiedosto ja sähköisesti allekirjoittamaan tiedosto. Kun kutsun vastaanottaja on sovelluksessa tunnistautunut pankkitunnuksilla, hän voi Allekirjoita -painiketta klikkaamalla allekirjoittaa tiedoston.

Kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet tiedoston, allekirjoituskutsun lähettäjä ja allekirjoittajat saavat sähköpostiinsa allekirjoitetun tiedoston. Webwakan sähköiseen arkistoon ja Tilikausiarkisto -näytölle allekirjoitettu tiedosto haetaan Sähköinen allekirjoitus -välilehdellä valitsemalla allekirjoituskutsu ja klikkaamalla Päivitä allekirjoituskutsun tila -painiketta.

Allekirjoituskutsun luonti aloitetaan Tilikausiarkisto -välilehdellä klikkaamalla allekirjoitettavan tiedoston riviltä Kutsu allekirjoittajat -tekstilinkkiä. Ohjelma avaa Sähköinen allekirjoitus -välilehden. Välilehden vasemmassa yläreunassa näkyy allekirjoitettavan tiedoston nimi. Nimi on tekstilinkki, jonka klikkauksesta ohjelma avaa tiedoston tarkastelua varten. Allekirjoituskutsuun voi lisätä omaksi tiedoksi asiakirjan sisällön kuvauksen ja asiakirjan mukana lähetettävän viestin. Kutsujan tiedot täytyy täyttää, jotta allekirjoituskutsun voi tallentaa luonnokseksi Tallenna -painikkeella. Tallennetut allekirjoituskutsut näkyvät näytön alareunan Allekirjoituskutsut -taulukossa.

Tallennettuun allekirjoituskutsuun lisätään allekirjoittajat. Jos allekirjoituskutsun kutsujan on myös tarkoitus allekirjoittaa tiedosto, lisätään allekirjoittajaksi myös kutsujan tiedot. Kun kaikki tiedoston allekirjoittajat on lisätty Allekirjoittajat -taulukkoon, kutsun voi lähettää allekirjoittajille Lähetä kutsu -painikkeella.

Allekirjoituskutsun ja yksittäisten allekirjoittajien allekirjoituksen tilaa voi seurata valitsemalla kutsu näytön alareunan taulukosta ja klikkaamalla Päivitä allekirjoituskutsun tila -painiketta. Myös Tilikausiarkisto -näytöllä on Päivitä allekirjoituskutsujen tila -painike, jonka klikkaus päivittää kaikkien avointen allekirjoituskutsujen tilan. Yksityiskohtaisempi ohje Sähköinen allekirjoitus -välilehden kentistä ja allekirjoituskutsun luonnista on aliluvuissa 13.5.1 Allekirjoituksen luonti ja 13.5.2 Sähköisen allekirjoituksen tekeminen .