3.8 Henkilöstö
Henkilöstön lisäys tapahtuu ylärivin valikon kohdasta Perustiedot -> Henkilöstö. Uuden henkilön lisääminen yrityksen henkilöstötietoihin, aloitetaan klikkaamalla Lisää-painiketta sivun keskellä. Näytölle avautuu ikkuna Henkilön perustiedot, johon täydennetään henkilön tiedot.
Sukunimi
Anna henkilön sukunimi.
Etunimi
Anna henkilön etunimi.
Kustannuspaikkaryhmä
Painamalla kenttää aukeaa lista mahdollisista kustannuspaikkaryhmistä.
Kustannuspaikka
Täyttyy itsestään tallennuksen jälkeen.
Ammatti
Valitse sopiva ammattinimike valikkolistasta. Kirjoittamalla kenttään nimen alkua, ohjelma tarjoaa listasta sopivia vaihtoehtoja.
Tunnisteen tyyppi
Valitse tunnisteen tyyppi valintalistasta. Jos tunnisteen tyyppi on muu kuin Y-tunnus tai suomalainen henkilötunnus, henkilön tietoihin on täydennettävä Tunnisteen myöntänyt maa, Sukupuoli ja Syntymäaika, myös Kotimaa täytyy täydentää. Maavalikoissa voi hakea oikeaa maata kirjoittamalla valikkokenttään maan nimen ensimmäiset 3 kirjainta.
Tunniste (oletuksena Henkilötunnus)
Kirjoita henkilön tunniste.
Jos henkilötunnuksen loppuosa alkaa numerolla 9 (tai 000, 001, UUU), tunnus on todennäköisesti keinotekoinen tunniste (esim. xxxxxx-9xxx). Jos palkansaajalle täytyy ilmoittaa keinotekoinen tunniste, tunnisteen tyypiksi valitaan Muu tunnus. Lisäksi henkilön tietoihin täytyy täydentää Tunnisteen myöntänyt maa, Sukupuoli ja Syntymäaika osoitetietojen lisäksi.
Tyyppi
Valintalistasta valitaan, onko henkilö: Yrittäjä, Puoliso, Perheenjäsen, Palkansaaja vai Yhtymän osakas.
Jos kirjanpito käyttää maa- ja metsätalouden tilikarttaa ja yhtiömuoto on Yhtymä, yhtymän osakkaiden tyypiksi valitaan Yhtymän osakas, ja Yhtymän osakastiedot -välilehdelle täydennetään osakkaan lisätiedot, jotta tilinpäätösosion Verolaskenta -välilehdellä osakkaalle voi laskea Verolaskelman.
Työsuhteen alku
Palkansaajan työsuhteen alkamispäivämäärä. Kentän oikean reunan ikonia klikkaamalla avautuu kalenteri, josta voi valita päivämäärän tai päivämäärän voi naputella suoraan kenttään.
Työsuhteen loppu
Palkansaajan työsuhteen päättymispäivämäärä. Jos henkilön tietoihin on tallennettu työsuhteen päättymispäivä edelliselle tilikaudelle tai aikaisemmin, henkilön tietoja ei näytetä enää Henkilöstön hallinta -osion henkilölistassa. Henkilöä ei myöskään näytetä enää muissa henkilövalintalistoissa esim. Ajopäiväkirja- tai Palkanlaskenta -näytöillä.
Vaikka henkilölle olisi jo tallennettu työsuhteen päättymispäivämäärä, henkilön tiedot saa näkyviin Henkilöstön hallinta -osiossa valitsemalla henkilölistan yläpuolelta valintalaatikon: Näytä myös henkilöt, joiden työsuhde on päättynyt.
Palkkalaji ja Yksikköhinta
Henkilön perustietoihin voi lisätä oletuspalkkalajin ja sille yksikköhinnan. Kun sitten Palkanlaskenta -näytöllä palkansaajan palkkatapahtumaan valitsee oletuspalkkalajin, ohjelma lisää oletusyksikköhinnan automaattisesti.
Osoitteen tyyppi
Palkansaajan osoite on pakollinen tieto Tulorekisterin palkkatietoilmoituksissa. Osoitteen tyypiksi valitaan joko Osoite kotivaltiossa tai Osoite työskentelyvaltiossa. Suomessa sijaitseva osoite täydennetään Lähiosoite-kenttään ja ulkomailla sijaitseva osoite Ulkomaan osoite –kenttään.
Lähiosoite
Anna henkilön lähiosoite.
Postinumero
Anna postinumeron alkua, jonka jälkeen valitse oikea numero listasta.
Postitoimipaikka
Jos löysit oikean postinumeron listasta, ohjelma täyttää postitoimipaikan automaattisesti.
Kunta
Valitse henkilön kotikunta listasta.
Valtion työllisyysmäärärahoilla työllistetty
Valintalaatikko valitaan, jos palkansaaja on valtion työllisyysmäärärahoilla työllistetty. Ohjelma lisää valitun tiedon automaattisesti Tulorekisteriin lähetettävään palkkatietoilmoitukseen.
Osakasasemassa maksajaan
Valintalaatikko valitaan, jos palkansaaja on osakasasemassa maksajaan. Ohjelma lisää valitun tiedon automaattisesti Tulorekisteriin lähetettävään palkkatietoilmoitukseen.
Osaomistaja
Valintalaatikko valitaan, jos palkansaaja on palkanmaksavan yrityksen osaomistaja. Ohjelma lisää valitun tiedon automaattisesti Tulorekisteriin lähetettävään palkkatietoilmoitukseen. Osaomistajuus huomioidaan myös palkanlaskennassa, jossa osaomistajan työttömyysvakuutusprosentti on pienempi kuin palkansaajan.
Sukupuoli
Sukupuoli on pakollinen tieto, jos tunnisteen tyyppi on muu kuin Y-tunnus tai suomalainen henkilötunnus.
Syntymäaika
Syntymäaika on pakollinen tieto, jos tunnisteen tyyppi on muu kuin Y-tunnus tai suomalainen henkilötunnus.
Kotimaa
Kotimaa on pakollinen tieto, jos tunnisteen tyyppi on muu kuin Y-tunnus tai suomalainen henkilötunnus.
Kohdemaa
Suomessa työskenteleville ulkomaalaisille palkansaajille voi kohdemaaksi valita Suomi. Ulkomailla työskenteleville palkansaajille tulee valita Kohdemaa.
Osoitteen tyyppi
Palkansaajan osoite on pakollinen tietoja Tulorekisterin palkkatietoilmoituksissa. Osoitteen tyypiksi valitaan joko Osoite kotivaltiossa tai Osoite työskentelyvaltiossa. Suomessa sijaitseva osoite täydennetään Lähiosoite-kenttään ja ulkomailla sijaitseva osoite Ulkomaan osoite –kenttään.
Ulkomaan osoite, Ulkomaan postinumero, Ulkomaan kaupunki
Täydennä kenttiin ulkomailla sijaitsevan osoitteen tiedot.
Yhteyshenkilö, Yhteyshenkilön puhelinnumero
Tähän voi lisätä esimerkiksi palkanlaskennasta vastaavan henkilön yhteystiedot.
Kun tarvittavat tiedot on täydennetty, tiedot tallennetaan Tallenna-painikkeesta.
Palkansaajan tiedot asiakasrekisteriin
Lisää valittu henkilö asiakasrekisteriin -painikkeesta lisätään henkilön tiedot myös asiakasrekisteriin. Henkilöstö -näytölle tallennetun palkansaajan tiedot täytyy lisätä myös Asiakasrekisteriin, jos Webwakassa palkansaajalle lasketun palkkatapahtuman tiliöi ostolaskuna kirjanpitoon. Ostolaskussa täytyy olla maksun saajan tilinumero, joten on oleellista tallentaa juuri palkansaajan pankkitilinumero asiakasrekisteriin. Ennen kuin lisää henkilön tiedot asiakasrekisteriin, kannattaa henkilön pankkitilinumero lisätä Henkilön perustiedot -näytölle ellei tilinumero näy jo näytöllä.
Lisää valittu henkilö asiakasrekisteriin -painikkeesta ohjelma avaa Asiakasrekisterin ponnahdusikkunan, johon ohjelma alustaa valitun henkilön perustiedot.
Ohjelma lisää ponnahdusikkunan Tilit -välilehdelle henkilön tilinumeron, jos tilinumero on tallennettu henkilön perustietoihin. Jos tilinumero puuttuu, se tulee lisätä asiakasrekisteriin lisätyn henkilön tietoihin Asiakasrekisteri -näytöllä (Perustiedot -valikosta Asiakasrekisteri -tekstilinkki).
Lisää valittu henkilö asiakasrekisteriin -painike on aktiivinen, kun valitun henkilön tietoja ei ole vielä lisätty asiakasrekisteriin.
Henkilön tietojen muokkaus
Henkilöiden tietoja voi muokata painamalla kyseisen henkilön riviä, alhaalla olevasta listasta. Rivi muuttuu siniseksi ja tiedot avautuvat näytön yläosaan. Tietojen muokkaamisen jälkeen paina Tallenna muutokset -painiketta.
Verokortti -välilehti
Henkilöstö-ruudun yläreunassa on välilehdet Henkilön tiedot, Verokortti ja Tulorekisterin lisätiedot, jotka täydennetään tarvittavilta osin.
Verokortti -välilehdellä määritellään työntekijän palkasta laskettavat eri maksut ja täydennetään verokortin ennakonpidätysprosentit. Ensin näytön alareunasta valitaan henkilö, jonka verokortin tiedot täydennetään Verokortin lisäys -ponnahdusikkunassa tai muokataan näytön yläosassa. Lisää verokortti -painikkeesta aloitetaan uuden verokortin täyttäminen. Samassa ponnahdusikkunassa täytetään myös Palkanmaksutiedot ja Luontoisedut ennen kuin tiedot tallennetaan Tallenna -painikkeesta.
Lisätietoja Verokortti -välilehdestä on luvussa 7.1 Verokortti.
Tulorekisterin lisätiedot -välilehti
Tulorekisteriin lähetettäviä palkansaajan lisätietoja voi täydentää Tulorekisterin lisätiedot –välilehdellä (Perustiedot-valikosta Henkilöstö).
Tulorekisterin lisätiedot –välilehti sisältää yrityksen perustiedoista poikkeavat palkansaajan Työeläkevakuutus- ja työtapaturmavakuutustiedot. Lisäksi välilehdellä ilmoitetaan, jos työnantajalla ei ole velvollisuutta vakuuttaa palkansaajaa. Välilehdelle tallennetut tiedot lähetetään palkansaajan palkkatietoilmoituksessa Tulorekisteriin.
Yrityksen perustiedot-näytöllä tallennetaan Tulorekisteriin ilmoitettavat Työeläke- ja työtapaturmavakuutustiedot, jotka lisätään jokaisen palkansaajan palkkatietoilmoitukseen, jos palkansaajan Verokortti-välilehdellä Eläketyypiksi on valittu TYEL eikä Tulorekisterin lisätiedot-välilehdelle ole tallennettu poikkeavia vakuutustietoja.
Tulorekisterin lisätiedot –välilehdellä Palkansaajan vakuutustiedot –laatikon Työeläkevakuutuskentät aktivoidaan valitsemalla valintalaatikko: ”Työeläkevakuutus poikkeaa yrityksen perustiedoista” ja Työtapaturmavakuutuskentät valitsemalla valintalaatikko: ”Työtapaturmavakuutus poikkeaa yrityksen perustiedoista”. Tarvittaessa aikaisemmin tallennetut palkansaajan poikkeavat vakuutustiedot voi muokata ja tallentaa uudestaan. Poikkeavien tietojen lähetys Tulorekisteriin estetään poistamalla rasti valintalaatikosta: ”Työeläkevakuutus poikkeaa yrityksen perustiedoista” tai/ja ”Työtapaturmavakuutus poikkeaa yrityksen perustiedoista”.
Ei vakuuttamisvelvollisuutta –vaihtoehdoista valitaan tarpeen mukaan yksi tai useampi. Ohjelma lähettää valitut tiedot automaattisesti Tulorekisteriin aina palkansaajan palkkatietoilmoituksen lähetyksen yhteydessä. Tulorekisterin ohjeista (https://www.vero.fi/tulorekisteri) voi tarkastaa, missä tilanteissa Ei vakuuttamisvelvollisuutta –tieto täytyy ilmoittaa Tulorekisteriin.
