7.5.1 Maksuperusteisen kirjanpidon sivukulujen kirjaukset

Sivukulujen kirjaukset -välilehdellä valitaan ensin muodostaako ohjelma ostolaskun vai tositteen.

Ohjelma olettaa, että sivukulujen maksusta muodostetaan Ostolasku, joten Ostolasku -valintanappi on valittu. Jos käytössä ei ole pankkiyhteyttä, ja maksukin on jo suoritettu, voi valita Tosite -valintanapin. Tällöin ohjelma muodostaa valitun verokauden ennakonpidätysmaksuista ja sava-maksuista Maksettu -tilassa olevan tositteen kirjanpitoon.

Tositteen tietoihin ohjelma alustaa tositesarjaksi MA ja Maksupäiväksi verokautta seuraavan kuukauden 12. päivän. Maksutili on oletuksena oletuspankkitili ja ohjelma muodostaa selitteen valitun verokauden perusteella. Tositteen tietoja voi tarvittaessa muokata.

Kun Ostolasku -valintanappi on valittu, oletustiedot ovat samat kuin tositteelle, mutta tositteen sarjaksi ohjelma olettaa OS.

Jos sivukuluista muodostetaan ostolasku, maksun saajan tiedot täytyy täydentää näytölle, koska maksun saajan nimi ja tilinumero ja viite ovat ostolaskulla pakollisia tietoja. Tositteella saajatieto ei ole pakollinen.

Maksun saaja -valintalistassa näkyy kirjanpidon asiakasrekisteriin tallennetut asiakkaat. Valintalistasta valitun asiakkaan Asiakasrekisteriin tallennettu pankkitilinumero näytetään Tilinumero -kentässä. Kun viitenumero on täydennetty Viite -kenttään, maksun saajan tiedot voi tallentaa oletukseksi Tallenna oletukseksi -painikkeella.

Ohjelma alustaa näytölle Maksun saajaksi oletukseksi tallennetut tiedot aina, kun Sivukulujen kirjaukset -välilehden avaa. Tietoja voi tarvittaessa muokata, ohjelma tallentaa ostolaskulle/tositteelle näytöllä näkyvät Maksun saajan tiedot.

Seuraavalla rivillä valitaan ilmoitusjakso, verokausi ja vuosi valintalistoista. Ohjelma laskee tositteen/ostolaskun summan valitun verokauden palkkatapahtumien yhteenlasketuista ennakonpidätysmaksuista ja sava-maksuista. Näytöllä voi valita verokauden, jonka tositteen/ostolaskun maksupäivä on Webwakan yläpalkista valitulla tilikaudella.

Luo ostolasku (Luo tosite) -painikkeesta ohjelma muodostaa ostolaskun (tositteen) kirjanpitoon ja päivittää näytön alareunan taulukkoon rivin luodun ostolaskun (tositteen) tiedoilla. Tosite -sarakkeen tunnus on linkki, jota klikkaamalla ohjelma avaa ponnahdusikkunan, jossa voi tarkistaa ostolaskun (tositteen) tiedot. Tarvittaessa ostolaskun (tositteen) tietoja voi muokata ponnahdusikkunassa. Samalle verokaudelle voi muodostaa vain yhden tositteen/ostolaskun, joten tarvittaessa sivukulujen ostolaskun (tositteen) voi poistaa Tosite -näytöllä ja muodostaa päivitetyillä tiedoilla uudestaan Sivukulujen kirjaukset -välilehdellä.

Ohjelman muodostamassa tositteessa/ostolaskussa on vähintään kaksi vientiä: ensimmäisellä vientirivillä on ennakonpidätysmaksut ja toisella sairausvakuutusmaksut. Jos palkansaajilla on käytössä erilaisia tiliöintimalleja, joissa ennakonpidätysmaksut kirjataan useammalle eri kirjanpitotilille ja sava-maksut kirjataan useammalle eri kirjanpitotilille, vientejä on tositteessa enemmän. Esimerkkikuvassa alla on käytössä vain yksi tiliöintimalli:

Tiliöintimallissa Ennakonpidätys -rivillä on kirjanpitotili vain Kirjanpitotili kredit -sarakkeessa, vaikka Sivukulujen kirjauksessa ennakonpidätysmaksuvienti on debet ja Palkkojen kirjauksessa kredit. Ohjelma on ohjelmoitu niin, että ohjelma käyttää aina ennakonpidätysmaksuvienneissä kirjanpitotiliä tiliöintimallin Kirjanpitotili kredit -sarakkeesta.

Ennakonpidätysmaksuvelan oikaisutosite

Tilikauden viimeisen kuukauden ennakonpidätysmaksuvelat maksetaan yleensä vasta seuraavan tilikauden alussa. Kun näin toimitaan ja palkkojen tiliöinnissä on kirjattu summia velkatileille, tilikauden vaihteessa käyttäjän tulee tehdä oikaisutosite kirjanpitoon eli korjata palkkojen tiliöintiin liittyvät suoriteperusteiset kirjaukset maksuperusteisiksi.

Esimerkiksi tilikauden viimeisen kuukauden palkan bruttosummasta on uuden tilikauden alussa maksamatta ennakonpidätyksen määrä, joten tilikauden viimeisen kuukauden palkan bruttosummaa täytyy pienentää ennakonpidätysmaksuvelan verran. Tililtä, jolle bruttopalkkasumma on kirjattu, vähennetään siis ennakonpidätysmaksuvelkatilin saldo (esim. maa- ja metsätalouden tilikartalla tilille 5011 Maatalouden työntekijäpalkat kredit ja 2782 Maatalouden ennakonpidätysmaksuvelat debet.) Kuvassa on esimerkki oikaisutositteesta:

Tilikauden vaihdon jälkeen oikaisutosite tulee sitten palauttaa päinvastaisena tapahtumana uudelle tilikaudelle. Kirjanpidossa tulee olla kirjaus edellisen tilikauden viimeisestä ennakonpidätysmaksuvelasta, joka sitten uuden tilikauden alussa ilmoitetaan ja maksetaan verottajalle Sivukulujen kirjaukset -välilehdellä muodostetulla tositteella tai ostolaskulla.