7.4.2 Suoriteperusteisen kirjanpidon palkkojen tiliöinti

Kirjanpitotosite

Ennen kuin palkkatapahtumista muodostaa ostolaskuja tai tositteen, suoriteperusteiseen kirjanpitoon kannattaa muodostaa palkkatapahtumista Kirjanpitotosite.

Kirjanpitotositteessa on valittujen palkkatapahtumien palkkalajikohtaiset kirjanpitoviennit. Kirjanpitotositteen luominen on tarpeellista, koska kirjanpitotositteella valittujen palkkatapahtumien maksettavat summat kirjataan siirtovelkatileille kirjanpitoon. Kun palkkojen maksu on ajankohtaista, samalla Palkkojen tiliöinti -välilehdellä voi luoda maksettavasta palkasta ostolaskun tai jo maksetuista palkoista tositteen, joka kuittaa siirtovelat maksetuiksi.

Ohjelma valitsee kirjanpitotositteen vientiriveillä käytettävät kirjanpitotilit Tiliöintimallista, joka on tallennettu valitun palkkatapahtuman palkansaajan tietoihin tiliöintimalliksi. Tiliöintimallissa on listattu kaikki Webwakan käyttämät palkkalajit ja niille tositteen vienneissä käytettävät kirjanpitotilit. Ohjelman muodostama oletustiliöintimalli on nähtävissä Tiliöintimalli -välilehdellä. Lisätietoja Tiliöintimalli -välilehdestä on luvussa 7.6.

Kun Kirjanpitotosite -valintanappi on valittu ja Palkkatapahtumat -taulukosta on valinnut kirjanpitotositteelle laskettavat palkkatapahtumat, ohjelma olettaa tositteen suorite- ja maksupäiväksi tuoreimman palkkatapahtuman maksupäiväyksen. Ohjelma myös olettaa tositteen sarjaksi MA ja oletuspankkitilin maksutiliksi. Tietoja voi tarvittaessa muokata. Lisäksi tositteen tietoihin pitää lisätä vielä Selite ja vasta sitten klikata Luo kirjanpitotosite -painiketta.

Kun Kirjanpitotosite-valintanappi on valittu, Yhdistä palkansaajat -valintalaatikko on oletuksena valittu. Tällöin ohjelma yhdistää automaattisesti kirjanpitotositteelle valittujen palkkatapahtumien saman palkkalajin summat. Lisäksi jos eri palkkalajeilla on tiliöintimallissa sama kirjanpitotili, ohjelma yhdistää automaattisesti myös nämä saman kirjanpitotilin viennit. Jos valittujen palkkatapahtumien palkansaajilla on erilaiset tiliöintimallit, joissa samalla palkkalajilla on eri kirjanpitotilit, ohjelma ei yhdistä vientejä.

Luo kirjanpitotosite -painikkeesta ohjelma muodostaa tositteen kirjanpitoon. Merkkinä onnistuneesta tositteen luonnista, ohjelma päivittää näytön Palkkatapahtumat -taulukon Kirjanpitotosite -sarakkeeseen tositteen tunnuksen. Tunnus on linkki, jonka klikkauksesta ohjelma avaa ponnahdusikkunan, jossa näkyy tositteen tiedot. Tarvittaessa tositteen tietoja voi muokata ikkunassa. Tarvittaessa tositteen poiston voi tehdä vain varsinaisella Tosite -näytöllä.

Ostolasku palkkatapahtumasta (suoriteperusteinen kirjanpito)

Palkkojen tiliöinti -välilehdellä voi muodostaa ostolaskun palkansaajalle maksettavasta palkkasummasta. Jos on käytössä pankkiyhteys, ostolaskun voi lähettää pankkiyhteydellä maksettavaksi.

Ennen palkkojen tiliöintiä ostolaskuksi: Palkansaajan tiedot täytyy lisätä asiakasrekisteriin!

Ostolaskussa täytyy olla palkansaajan pankkitilinumero. Ennen palkkojen tiliöintiä ostolaskuiksi, Henkilöstö -näytölle tallennetut palkansaajat täytyy lisätä asiakasrekisteriin. Ensin tarkistetaan, että henkilön tiedoissa on palkansaajan tilinumero ja täydennetään se tarvittaessa. Tämän jälkeen klikataan Lisää valittu henkilö asiakasrekisteriin -painiketta. Painike on aktiivinen, kun valitun henkilön tietoja ei ole vielä lisätty asiakasrekisteriin.

Painikkeesta ohjelma avaa Asiakasrekisteri -ponnahdusikkunan, johon ohjelma alustaa valitun henkilön perustiedot. Tarkista tiedot, täydennä tarvittaessa ja tallenna muutokset. Lisää samalla tavalla yksitellen kaikki palkansaajat asiakasrekisteriin. Tämän jälkeen voit muodostaa ostolaskuja Palkkojen tiliöinti -välilehdellä.

Kun Palkkojen tiliöinti -välilehdellä Ostolasku -valintanappi on valittu ja Palkkatapahtumat -taulukosta on valinnut palkkatapahtumat, joista haluaa muodostaa ostolaskut, ohjelma olettaa ostolaskun Suorite-, Erä- ja Maksupäiväksi tuoreimman palkkatapahtuman maksupäiväyksen. Ohjelma myös olettaa tositteen sarjaksi OS ja Ostovelat maksutiliksi, jos kirjanpidon käytössä on ostolaskujen lisätoiminto: ”Ostolaskujen hyväksyntä ja tiliöinti ostovelkoihin”. Jos lisätoiminto ei ole käytössä, maksutilinä on oletuspankkitili. Tositteen tietoja voi tarvittaessa muokata samalla, kun lisää maksulle viestin ja ostolaskulle selitteen.

Luo ostolasku -painikkeesta ohjelma muodostaa kirjanpitoon yhden ostolaskun jokaisesta valitusta palkkatapahtumasta. Merkkinä onnistuneesta ostolaskun luonnista, ohjelma päivittää näytön Palkkatapahtumat -taulukon Maksutosite -sarakkeeseen ostolaskun tunnuksen. Tunnus on linkki, jonka klikkauksesta ohjelma avaa ponnahdusikkunan, jossa näkyy ostolaskun tiedot. Tarvittaessa ostolaskun tietoja voi muokata ikkunassa. Tarvittaessa ostolaskun poiston voi tehdä vain varsinaisella Ostolaskut -näytöllä.

Ohjelma valitsee Ostolaskussa käytetyt kirjanpitotilit palkansaajan tietoihin tallennetun tiliöintimallin perusteella. Tiliöintimallissa jokaiselle Webwakassa käytettävälle palkkalajille on määritetty palkkalajin kirjanpitotili. Tiliöintimalli -välilehdellä oletustiliöintimallin tietoja voi tarvittaessa muokata ja tarvittaessa muodostaa kokonaan uuden tiliöintimallin. Lisätietoja Tiliöintimalli -välilehdestä on luvussa 7.6.

Kun kirjanpito on suoriteperusteinen, oletustiliöintimalli on muodostettu olettaen, että palkkatapahtumista tallennetaan kirjanpitoon ensin Kirjanpitotosite. Kirjanpitotositteella kirjataan maksettavat erät siirtovelkoina kirjanpitoon. Palkkatapahtumasta muodostetulla ostolaskulla ohjelma siirtää palkkamenot siirtoveloista ostovelkoihin. Ostolaskun kohdistus Pankkiosiossa tai ostolaskun merkitseminen maksetuksi Ostolaskujen hyväksyntä -näytöllä, kuittaa sitten kirjanpitoon ostovelan maksetuksi.

Tosite palkkatapahtumista (suoriteperusteinen kirjanpito)

Jos Webwakassa ei ole pankkiyhteyttä, jolla palkkatapahtumasta muodostetun ostolaskun voi maksaa, Palkkojen tiliöinti -välilehdellä voi muodostaa tositteen palkansaajalle maksetusta palkkasummasta. Tositteen voi muodostaa yhdestä tai useammasta palkkatapahtumasta. Ohjelma laskee tositteen summaksi yhteissumman valittujen palkkatapahtumien palkansaajille maksettavista summista.

Kun Tosite -valintanappi on valittu ja palkkatapahtumat -taulukosta on valinnut palkkatapahtumat, joista haluaa muodostaa tositteen, ohjelma olettaa tositteen suorite- ja maksupäiväksi tuoreimman palkkatapahtuman maksupäiväyksen. Ohjelma myös olettaa tositteen sarjaksi MA ja oletuspankkitilin maksutiliksi. Tositteen tietoja voi tarvittaessa muokata samalla, kun lisää tositteelle Selitteen.

Yhdistä palkansaajat -valintalaatikko on oletuksena tyhjä, mutta valitsemalla laatikon eri palkansaajien palkkalajit voi yhdistää tositteella. Tällöin ohjelma yhdistää automaattisesti tositteelle valittujen palkkatapahtumien saman palkkalajin summat. Lisäksi jos eri palkkalajeilla on tiliöintimallissa sama kirjanpitotili, ohjelma yhdistää automaattisesti myös nämä saman kirjanpitotilin viennit. Jos valittujen palkkatapahtumien palkansaajilla on erilaiset tiliöintimallit, joissa samalla palkkalajilla on eri kirjanpitotilit, ohjelma ei yhdistä vientejä.

Luo tosite -painikkeesta ohjelma muodostaa kirjanpitoon yhden tositteen valituista palkkatapahtumista. Merkkinä onnistuneesta tositteen luonnista, ohjelma päivittää näytön Palkkatapahtumat -taulukon valituille palkkatapahtumariveille Maksutosite -sarakkeeseen tositteen tunnuksen. Tunnus on linkki, jonka klikkauksesta ohjelma avaa ponnahdusikkunan, jossa näkyy tositteen tiedot. Tarvittaessa tositteen tietoja voi muokata ikkunassa. Tarvittaessa tositteen poiston voi tehdä vain varsinaisella Tosite -näytöllä.

Ohjelma valitsee tositteessa käytetyt kirjanpitotilit palkansaajan tietoihin tallennetun tiliöintimallin perusteella. Tiliöintimallissa jokaiselle Webwakassa käytettävälle palkkalajille on määritetty kirjanpitotili. Tiliöintimalli -välilehdellä oletustiliöintimallin tietoja voi tarvittaessa muokata ja tarvittaessa muodostaa kokonaan uuden tiliöintimallin. Lisätietoja Tiliöintimalli -välilehdestä on luvussa 7.6.