7.2 Palkkatietoilmoitus Tulorekisteriin

Palkanlaskennan yhteydessä Webwakkaan tallentuu tiedot, jotka voi Palkkatietoilmoituksessa lähettää Tulorekisteriin. Palkanlaskennasta kerrotaan tarkemmin luvussa 7. Palkanlaskennan ohje. Tässä luvussa kerrotaan Palkkatietoilmoituksen lähetyksestä Tulorekisteriin. Palkkailmoituksen lähetys Tulorekisteriin tehdään Palkanlaskenta-näytöltä, kun palkkalaskelma on tehty.

Jos tilapäinen työnantaja lähettää palkkatietoilmoituksia Tulorekisteriin, ennen ensimmäistä lähetystä Perustiedot -valikon Yrityksen tiedot -näytöllä täytyy tallentaa Tilapäinen työnantaja -valintalaatikon valinta. Ohjelma lähettää palkkatietoilmoituksen mukana Tulorekisteriin tiedon: Maksajan tyyppi: Tilapäinen työnantaja, aina kun Tilapäinen työnantaja -valintalaatikko on valittu. Tietoa ei kuitenkaan saa lähettää, jos palkkatietoilmoituksessa ilmoittaa maksaneensa tuloa, joka ei ole eläkkeen perusteena tai palkansaaja on YEL-vakuutettu. Näissä tapauksissa käyttäjän täytyy lähetyksen ajaksi poistaa Tilapäinen työnantaja -valintalaatikon valinta.

Kun palkkatietoilmoituksen lähettäjä on tilapäinen työnantaja, ohjelma lähettää Tulorekisteriin palkkatietoilmoituksen mukana myös yrityksen nimen, osoitteen ja puhelinnumeron. Nämä tiedot täytyy siis myös tallentaa Yritystietoihin.

Palkanlaskenta -näytön alareunassa on lista Webwakkaan tallennetuista palkkatapahtumista. Palkkatapahtumarivien alussa on valintalaatikko, johon klikataan rasti, kun rivin palkkatapahtuma aiotaan lähettää Tulorekisteriin. Palkkatapahtumalistan yläpuolella on Lähetä -painike, jota klikkaamalla valitut palkkatapahtumat lähetetään tulorekisteriin. Lähetys voi siis sisältää useamman ja eri palkansaajien palkkatapahtumia. Lähetykseen voi kerralla valita kuitenkin vain palkkatapahtumia, joilla on sama maksupäiväys ja palkkakausi. Ennen lähetystä palkkatapahtuman voi tarkistaa avaamalla yksittäisen valitun palkkatapahtuman Palkanlaskenta-näytöllä raporttinäkymään ruudun keskellä olevasta Näytä palkkalaskelma –painikkeesta.

Lähetä -painikkeesta aukeaa viesti-ikkuna, joka varmistaa: ”Lähetetäänkö 5 palkkatietoilmoitusta Tulorekisteriin?” Kyllä -painikkeesta ohjelma lähettää ilmoitukset Tulorekisteriin. Peruuta -painikkeesta viesti-ikkuna sulkeutuu, ilmoituksia ei lähetetä ja käyttäjä voi jatkaa ohjelman käyttöä Palkanlaskenta-näytöllä. Ilmoitusten lähetyksen jälkeen ohjelma ilmoittaa, kuinka monta ilmoitusta lähetetyistä on onnistuneesti lähetetty. Onnistuneen lähetyksen jälkeen Tulorekisteristä täytyy noutaa käsittelypalaute, joka kertoo, onko Tulorekisteri hyväksynyt käsittelemänsä ilmoituksen. Jos palkkatapahtuman lähetys epäonnistui, palkkatapahtuman rivillä Lähetyksen lisätiedot -sarakkeessa on linkki, jota klikkaamalla näkee selityksen epäonnistuneelle lähetykselle.

Palkkatapahtumat-näytön alareunan palkkatapahtumat-listassa, jokaisella palkkatapahtumalla on vain yksi rivi. Palkkatapahtumarivin tila on Avoin - lähettämättä kunnes palkkatapahtuma on lähetetty. Lähetyksen jälkeen tilaksi muuttuu Lähetetty ilmoitus käsittelyssä, jos Tulorekisteri on vastaanottanut palkkatietoilmoituksen hyväksytysti ja ottanut ilmoituksen käsittelyyn. Jos ilmoituksessa on ollut virheitä, ilmoituksen tila on Lähetetty ilmoitus hylätty ja Lähetyksen lisätiedot –sarakkeesta löytyy linkki Epäonnistunut lähetys. Linkkiä klikkaamalla näkee virheet, jotka täytyy korjata, ennen kuin ilmoituksen voi lähettää uudestaan. Ilmoituksen muokkaus palauttaa ilmoituksen tilaksi Avoin – lähettämättä.

Muista noutaa käsittelypalaute

Nouda käsittelypalaute –painikkeesta ohjelma hakee Tulorekisteristä käsittelypalautteen valituille onnistuneesti lähetetyille ilmoituksille, joiden tila on Lähetetty ilmoitus käsittelyssä, Korvaava ilmoitus käsittelyssä tai Lähetetty ilmoituksen mitätöinti käsittelyssä. Käsittelypalaute vahvistaa, että ilmoitus on hyväksytysti tallennettu tulorekisteriin tai ilmoitus on käsittelyssä hylätty. Hyväksytysti Tulorekisteriin tallennetut ilmoitukset saavat käsittelypalautteen myötä tilaksi: Lähetetty hyväksytysti, Lähetetty korvaava ilmoitus hyväksytysti tai Lähetetty ilmoituksen mitätöinti hyväksytysti. Tila määräytyy sen mukaan, onko hyväksytysti tallennettu ilmoitus ollut uusi, korvaava vai mitätöivä ilmoitus. Käsittelyssä hylättyjen ilmoitusten tila määräytyy samalla tavalla: Lähetetty ilmoitus hylätty, Lähetetty korvaava ilmoitus hylätty tai Lähetetty ilmoituksen mitätöinti hylätty.

Korvaava ilmoitus ja ilmoituksen mitätöinti

Lähetetyn palkkatapahtuman voi valita palkkatapahtumalistasta ja sen tietoja voi muokata näytöllä. Kun muokkaukset on tallennettu, palkkatapahtuma-rivin tila muuttuu Lähetyksen jälkeen muokattu. Alkuperäisiä lähetettyjä palkkatietoja ei säilytetä, jos käyttäjä tallentaa lähetettyyn palkkatapahtumaan muutoksia. Alkuperäisen lähetyksen lähetystiedot näkee palkkatapahtuma-rivin Lähetyksen lisätiedot -sarakkeen tekstilinkkiä klikkaamalla. Ohjelma avaa lisätiedot ponnahdusikkunaan. Kun muokatun palkkatapahtumarivin valitsee ja lisää rastin Korvaava ilmoitus -kohtaan (Näytä -valikon vieressä) ja lähettää ilmoituksen, Palkkatapahtumarivin tilaksi vaihtuu Lähetetty korvaava ilmoitus käsittelyssä. Käsittelypalautteen nouto lähetyksen jälkeen kertoo, onko ilmoitus hyväksytty vai hylätty Tulorekisteristerin käsittelyssä.

Jos lähetetyn ilmoituksen haluaa mitätöidä Tulorekisteristä, valitaan mitätöitävä palkkatapahtumarivi, rastitaan ruutu Ilmoituksen mitätöinti (Lähetä-painikkeen vieressä) ja lähetetään ilmoitus. Palkkatapahtumarivin tilaksi muuttuu Lähetetty ilmoituksen mitätöinti käsittelyssä. Myöhemmin noudettava käsittelypalaute vahvistaa mitätöinnin onnistuneen tai epäonnistuneen. Vaikka ilmoitus on mitätöity Tulorekisteristä, palkkatapahtuman tietoja voi edelleen muokata Webwakan Palkanlaskenta -näytöllä (valitsemalla palkkatapahtumarivin) ja lähettää Tulorekisteriin uudestaan. Webwakasta lähetetty korvaava tai mitätöivä ilmoitus, korvaa tai mitätöi aina Tulorekisterissä olevan viimeisimmän version kyseisestä tapahtumasta.

Palkkatapahtumat –listan yläpuolella on Lähetä -painikkeen lisäksi mahdollisuus klikata rasti ruutuun Korvaava ilmoitus. Kun korvaava-rasti on lisätty, kaikki valitut palkkatapahtumat lähetetään Tulorekisteriin aikaisemman ilmoituksen korvaavina palkkatietoilmoituksina. Vain jo lähetettyjä ja muokattuja palkkatapahtumia voi siis lähettää korvaavina ilmoituksina Tulorekisteriin.

Lähetyskerralla lähetetään vain yhtä ilmoitustyyppiä, ei siis voi lähettää sekä uusia, korvaavia että mitätöiviä ilmoituksia samaan aikaan. Kun Korvaava ilmoitus on valittu, Ilmoituksen mitätöinti passivoituu eli sitä ei voi enää valita. Rasti täytyy ottaa pois Korvaavasta ilmoituksesta, jotta Mitätöinti tulee taas valittavaksi. Samaten, jos Ilmoituksen mitätöinti on valittu, Korvaava ilmoitus-vaihtoehto passivoituu.

Seuraavissa tilanteissa Tulorekisterissä voimassa olevaa palkkatietoilmoitusta ei voi korvata muokatulla ilmoituksella, vaan ilmoitus täytyy mitätöidä ja mitätöidyn tilalle lähettää uusi ilmoitus oikeilla tiedoilla:

• Maksupäivän korjaus
• Palkanmaksukauden korjaus
• Suorituksen maksajan ja tulonsaajan asiakastunnisteiden korjaus
• Tulonsaajan syntymäajan korjaus
• Eläkejärjestelynumeron korjaus
• Työtapaturmayhtiön yhtiötunnuksen ja vakuutusnumeron korjaus

• Vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tietojen korjaukset:
• Ei vakuuttamisvelvollisuutta -tietojen muutokset taannehtivasti

Lähetyksen lisätiedot

Palkkalaskenta -näytön alareunassa olevassa palkkatapahtumat -listassa on Lähetyksen lisätiedot -sarake. Sarakkeen riviteksti kertoo, onko lähetys onnistunut vai epäonnistunut. Rivitekstit Onnistunut lähetys tai Epäonnistunut lähetys ovat linkkejä, joista avautuu pop up –lähetysloki-ikkuna. Lähetetyt ilmoitukset-ikkunassa on listattuna kyseisen palkkatapahtuman lähetyshistoria. Jokaisella lähetyksellä on oma rivinsä. Klikkaamalla Epäonnistuneen lähetyksen lähetysriviä, ikkunan alaosassa näkyy lähetyksen virheet, jotka estivät onnistuneen lähetyksen.