7.5.2 Suoriteperusteisen kirjanpidon sivukulujen kirjaukset
Kun kirjanpito on suoriteperusteinen, ennen sivukulujen kirjausta suositellaan tehtävän Kirjanpitotosite verokauden palkkatapahtumista Palkkojen tiliöinti -osion Palkkojen tiliöinti -välilehdellä.
Kirjanpitotositteessa on vientirivit myös palkkatapahtumien työnantajasuorituksista, jotka kirjataan kirjanpitoon siirtovelkoina. Siirtovelat kuitataan kirjanpitoon maksetuiksi sitten varsinaisen maksun jälkeen Sivukulujen kirjaukset -välilehdellä muodostettavalla tositteella.
Jos käytössä on pankkiyhteys, ennakonpidätysmaksuista ja sava-maksuista kannattaa muodostaa ostolasku Sivukulujen kirjaukset -välilehdellä. Valitun verokauden ennakonpidätysmaksuista ja sava-maksuista muodostetulla ostolaskulla ohjelma siirtää maksut siirtoveloista ostovelkoihin. Ostolaskun kohdistus Pankkiosiossa tai ostolaskun merkitseminen maksetuksi Ostolaskujen hyväksyntä -näytöllä, kuittaa sitten ostovelan maksetuksi.
Työeläkevakuutusmaksujen ja työttömyysvakuutusmaksujen laskusta käyttäjä tekee kirjanpitoon itse tositteen Tosite -näytöllä tai ostolaskun Ostolaskut -näytöllä.
Sivukulujen kirjaukset -välilehdellä valitaan ensin muodostaako ohjelma ostolaskun vai tositteen.
Ohjelma olettaa, että sivukulujen maksusta muodostetaan Ostolasku, joten Ostolasku -valintanappi on valittu. Jos käytössä ei ole pankkiyhteyttä, ja maksukin on jo suoritettu, voi valita Tosite -valintanapin, jolloin ohjelma muodostaa valitun verokauden ennakonpidätysmaksuista ja sava-maksuista Maksettu -tilassa olevan tositteen kirjanpitoon.
Tositteen tietoihin ohjelma alustaa tositesarjaksi MA ja Suorite- ja Maksupäiviksi verokautta seuraavan kuukauden 12. päivän. Maksutili on oletuksena oletuspankkitili ja ohjelma muodostaa selitteen valitun verokauden perusteella. Tositteen tietoja voi tarvittaessa muokata.
Kun sivukuluista muodostetaan ostolasku, ohjelma alustaa tositesarjaksi OS ja Suorite-, Erä- ja Maksupäiviksi verokautta seuraavan kuukauden 12. päivän. Kun kirjanpito on suoriteperusteinen ja käytössä on ostolaskujen lisätoiminto: ”Ostolaskujen hyväksyntä ja tiliöinti ostovelkoihin”, ohjelma alustaa maksutiliksi Ostovelat -tilin. Jos lisätoiminto ei ole käytössä, ohjelma olettaa maksutiliksi oletuspankkitilin. Ohjelma muodostaa Selitteen valitun verokauden perusteella. Ostolaskun tietoja voi tarvittaessa muokata (paitsi maksutiliä, jos ohjelma on alustanut tiliksi Ostovelat).
Jos sivukuluista muodostetaan ostolasku, maksun saajan tiedot täytyy täyttää seuraavaksi, koska maksun saajan nimi ja tilinumero ja viite ovat ostolaskulla pakollisia tietoja. Tositteella saajan tieto ei ole pakollinen.
Maksun saaja -valintalistassa näkyy kirjanpidon asiakasrekisteriin tallennetut asiakkaat. Valintalistasta valitun asiakkaan Asiakasrekisteriin tallennettu pankkitilinumero näytetään Tilinumero -kentässä. Kun viitenumero on täydennetty Viite -kenttään, maksun saajan tiedot voi tallentaa oletukseksi Tallenna oletukseksi -painikkeella.
Ohjelma alustaa näytölle Maksun saajaksi oletukseksi tallennetut tiedot aina, kun Sivukulujen kirjaukset -välilehden avaa. Tietoja voi tarvittaessa muokata, ohjelma tallentaa ostolaskulle/tositteelle näytöllä näkyvät Maksun saajan tiedot.
Seuraavalla rivillä valitaan ilmoitusjakso, verokausi ja vuosi valintalistoista. Ohjelma laskee tositteen/ostolaskun summan valitun verokauden palkkatapahtumien yhteenlasketuista ennakonpidätysmaksuista ja sava-maksuista. Näytöllä voi valita verokauden, jonka tositteen/ostolaskun maksupäivä on Webwakan yläpalkista valitulla tilikaudella.
Luo ostolasku (Luo tosite) -painikkeesta ohjelma muodostaa ostolaskun (tositteen) kirjanpitoon ja päivittää näytön alareunan taulukkoon rivin luodun ostolaskun (tositteen) tiedoilla. Tosite -sarakkeen tunnus on linkki, jota klikkaamalla ohjelma avaa ponnahdusikkunan, jossa voi tarkastaa ostolaskun (tositteen) tiedot. Tarvittaessa ostolaskun (tositteen) tietoja voi muokata ponnahdusikkunassa. Samalle verokaudelle voi muodostaa vain yhden tositteen/ostolaskun, joten tarvittaessa sivukulujen ostolaskun (tositteen) voi poistaa Ostolaskut (Tosite) -näytöllä ja muodostaa päivitetyillä tiedoilla uudestaan Sivukulujen kirjaukset -välilehdellä.
Ohjelman muodostamassa ostolaskussa on vähintään kolme vientiä: ensimmäisellä vientirivillä on maksutili/ostovelat -tililtä maksettava kokonaissumma verottajalle, toisella vähennetään kirjanpidosta ennakonpidätysmaksuvelat ja kolmannella vähennetään kirjanpidosta sairausvakuutusmaksuvelat. Jos palkansaajilla on käytössä erilaisia tiliöintimalleja, joissa ennakonpidätysmaksut kirjataan useammalle eri kirjanpitotilille ja sava-maksut kirjataan useammalle eri kirjanpitotilille, vientejä on tositteessa enemmän. Esimerkkikuvassa alla on käytössä vain yksi tiliöintimalli:
Tiliöintimallissa Ennakonpidätys -rivillä ja Sava-maksu -rivillä on kirjanpitotili vain Kirjanpitotili kredit -sarakkeessa, vaikka Sivukulujen kirjauksessa ennakonpidätysmaksuvienti ja sava-maksuvienti ovat debet ja Palkkojen kirjauksessa kredit. Ohjelma on ohjelmoitu niin, että ohjelma käyttää aina ennakonpidätysmaksuvienneissä ja sava-maksuvienneissä kirjanpitotiliä tiliöintimallin Kirjanpitotili kredit -sarakkeesta.