13 Tilikausiarkisto ja sähköinen allekirjoitus
Tilikausiarkisto -osio on käytettävissä Webwakka Pro versiossa. Tilikausiarkistoon pääsee Toiminnot -valikon Tilikausiarkisto -linkistä. Tilikausiarkisto -osio sisältää 6 välilehteä ja jokaisella välilehdellä on oma ohjesivunsa tämän luvun alilukuna.
Tilikausiarkisto -osiossa voi tallentaa yrityksen taloushallintoon liittyvät dokumentit Webwakan sähköiseen arkistoon ja tarkastella tallennettuja dokumentteja. Tilikausiarkisto -välilehdellä sähköiseen arkistoon voi tallentaa tilinpäätösaineistoon liittyviä liitteitä, yrityskohtaisia liitteitä ja tilikausikohtaisia liitteitä. Liitteet voivat olla ohjelman muodostamia raportteja tai ohjelman ulkopuolelta ohjelmaan tuotuja tiedostoja. Tiedoston lisäämisestä Tilikausiarkistoon kerrotaan tarkemmin luvussa 13.1 Tilikausiarkisto .
Tilikausiarkisto-osiossa voi muodostaa tilinpäätösaineiston, joka sisältää Webwakan muodostaman Tilinpäätös -raportin lisäksi kirjanpidosta Taseen ja Tuloslaskelma, Pääkirjan, Päiväkirjan, ja Tilikartan. Lisäksi suoriteperusteiselle kirjanpidolle muodostuu Myyntireskontran avoimet laskut- ja Ostoreskontran avoimet laskut -raportit. Osakeyhtiön kirjanpidolle ohjelma muodostaa Tilinpäätösaineistoon myös Tase-erittelyt -raportin.
Tilinpäätösaineiston luonti Tilikausiarkisto-osiossa tehdään seuraavasti, kun tilikauden kirjanpito on valmis:
- Ensin täydennetään Tilinpäätös -raporttiin tarvittavat tiedot Tilikausiarkisto -osion välilehdille: Tilinpäätöksen perustiedot, Allekirjoittajat ja Aineistoluettelo. Lisätietoja on luvuissa 13.2, 13.3 ja 13.4.
- Heti alkuun kannattaa perustaa myös Visma Sign yritystili tai valtuuttaa jo olemassa oleva yritystili Webwakan käyttöön Allekirjoitus asetukset -välilehdellä.
- Kun Webwakalla on valtuutus käyttää kirjanpidon yrityksen Visma Sign yritystiliä sähköisten allekirjoituskutsujen lähetykseen, Tilikausiarkistoon tallennetun raportin tai asiakirjan (esim. Tilinpäätös -raportin) voi liittää allekirjoituskutsuun ja lähettää sähköisesti allekirjoitettavaksi. Lisätietoja on luvussa 13.6 Allekirjoitus asetukset.
- Tämän kohdan voi jättää väliin, jos raportit tulostetaan ja allekirjoitetaan kynällä.
- Vielä ennen Tilinpäätösaineiston muodostamista, Tilinpäätös -raporttiin lisättävät liitteet tulee lisätä Tilikausiarkisto -välilehden vasemman alareunan taulukkoon Lisää liite tilinpäätösaineistoon -painikkeella. Lisätietoja on luvussa 13.1 Tilikausiarkisto -välilehti.
- Seuraavaksi Tilikausiarkisto -välilehdellä voi klikata Muodosta aineisto -painiketta, niin ohjelma muodostaa tilinpäätösaineiston painikkeen alapuolella olevaan taulukkoon.
- Tilinpäätösaineiston raporttien nimet ovat linkkejä, joita klikkaamalla ohjelma avaa klikatun raportin tarkastettavaksi.
- Tarvittaessa koko tilinpäätösaineiston voi ladata tietokoneelleen zip-tiedostona Tilikausiarkisto -välilehden Nouda koko aineisto (zip) -painikkeesta. Tilinpäätösaineistoa voi tarkastella myös latauslinkin kautta. Ohjelma muodostaa latauslinkin Tilikausiarkisto -välilehden Muodosta aineiston latauslinkki (zip) -painikkeesta. Lisätietoja on luvussa 13.1 Tilikausiarkisto -välilehti.
- Kun tilinpäätösaineiston sisältö on tarkastettu ja todettu oikeaksi, aineisto vahvistetaan Tilikausiarkisto -välilehden Vahvista -painikkeella.
- Vahvistetun aineiston Tilinpäätös -raportin voi liittää allekirjoituskutsuun klikkaamalla raportin rivin Kutsu allekirjoittajat -linkkiä. Linkistä ohjelma avaa Sähköinen allekirjoitus -välilehden, jolla täydennetään allekirjoituskutsun tiedot ja lähetetään allekirjoituskutsu sähköisesti allekirjoitettavaksi. Lisätietoja sähköisestä allekirjoituksesta on luvussa 13.5 Sähköinen allekirjoitus -välilehti ja sen aliluvuissa.
- Allekirjoituskutsun tilaa seurataan klikkaamalla Tilikausiarkisto -välilehden Päivitä allekirjoituskutsujen tila -painiketta tai Sähköinen allekirjoitus -välilehdellä valitsemalla allekirjoituskutsu ja klikkaamalla Päivitä allekirjoituskutsun tila -painiketta. Kun kaikki kutsun saaneet ovat allekirjoittaneet Tilinpäätöksen, Päivitä -painikkeesta Webwakka päivittää Allekirjoituskutsun ja Tilinpäätös -raportin tilaksi Allekirjoitettu ja tallentaa allekirjoitetun Tilinpäätös -raportin Tilikausiarkistoon.