2.7 Yhdistyksen kirjanpito

Webwakka Pro versiossa on Yhdistys tilikartta, joka on suunniteltu yhdistysten kirjanpitojen käyttöön. Tilikartta on muokattu Yleisestä tilikartasta vastaamaan nykyisiä yhdistyksen tilikarttaa koskevia suosituksia. Webwakka Pro:ssa on mahdollista muokata kirjanpidolle valittua tilikarttaa, joten tarvittaessa yhdistys tilikarttaakin voi muokata: tiliryhmiä voi nimetä toisin ja tarvittaessa tilikarttaan voi lisätä uusia kirjanpitotilejä tai poistaa tarpeettomia tilejä. Lisätietoja Perustiedot -valikon Tilikartta -näytöstä ja tilikartan muokkausmahdollisuuksista on luvussa 8.3 Tilikartta.

Kun kirjanpito käyttää Yhdistys tilikarttaa, käytössä on Webwakasta valtaosin samat toiminnot kuin tehtäessä yrityksen kirjanpitoa Yleisellä tilikartalla. Tarvittaessa Webwakalla voi käsitellä yhdistyksen osto- ja myyntilaskut. Myyntilaskut -osiossa voi luoda uusia myyntilaskuja ja välittää myyntilaskut vastaanottajalle sähköpostin liitteenä tai Maventan kautta verkkolaskuna ja siirtää lähetetyt myyntilaskut kirjanpitoon. Myyntilaskuista kerrotaan tarkemmin luvussa 2.2 Myyntilaskut ja luvun aliluvuissa.

Webwakkaan voi muodostaa pankkiyhteyden, jolla voi maksaa yhdistyksen ostolaskut ja siirtää verkkolaskuina saapuneita ostolaskuja kirjanpitoon. Pankkiyhteydellä yhdistyksen tiliotteet voi noutaa pankista Webwakkaan ja osto- ja myyntilaskut voi kohdistaa tiliotteelta maksetuiksi. Pankkiosion toiminnoista kerrotaan tarkemmin luvussa 5. Pankki ja luvun aliluvuissa.

Yhdistykselläkin voi olla tarve laskea palkkoja ja ilmoittaa Tulorekisteriin maksettuja palkkoja ja kilometri- ja päivärahakorvauksia. Webwakan Palkanlaskenta -osio on Toiminnot -valikossa ja osion toiminnoista kerrotaan tarkemmin ohjeen luvussa 7. Palkanlaskennan ohje ja luvun aliluvuissa. Tietojen lähetyksestä Tulorekisteriin kerrotaan tarkemmin luvussa 11. Tulorekisteri ja luvun aliluvuissa. Toiminnot -valikossa on myös linkki Budjetointi -näytölle, jossa yhdistykselle voi tehdä budjetin.

Kirjanpidon perustaminen

Yhdistyksen kirjanpito muodostetaan samalla tavalla kuin yrityksen kirjanpito. Kun Webwakkaan kirjautuu ensimmäisen kerran, Tervetuloa -näytöllä on heti linkki ohjattuun toimintoon luoda ensimmäinen kirjanpito. Seuraavat kirjanpidot lisätään Työkalut -valikon Kirjanpidot -näytöllä: Lisää -painikkeen klikkaus avaa ohjatun kirjanpidon luonti toiminnon. Yhdistyksen kirjanpidon tilikartaksi valitaan Tilikartta -valikosta: Yhdistys tilikartta.

Kirjanpidon luonnissa yhdistyksen perustiedot täydennetään Yrityksen perustiedot -näytölle. Kun Yhdistys tilikartta on valittu, yhtiömuoto on oletuksena Yhdistys ja Y-tunnus on pakollinen tieto.

Kirjanpidon asetuksissa Arvonlisäverollinen -valintalaatikko on oletuksena tyhjä, kun Yhdistys tilikartta on valittu. Tarvittaessa valintalaatikko tulee valita heti kirjanpidon luonnissa, jos yhdistys onkin arvonlisäverovelvollinen.

Kirjanpidon perustamisesta kerrotaan tarkemmin luvun 1. aliluvuissa.

Yhdistyksen poistokelpoiset omaisuuserät kannattaa tallentaa kirjanpitoon Omaisuus -näytöllä. Kun kirjanpito käyttää Yhdistys tilikarttaa, kirjanpidon käytettävissä on samat omaisuuslajit ja alalajit kuin Yleisen tilikartan kirjanpidoilla. Tämän takia tilikartoissa on myös samat omaisuuksiin liittyvät kirjanpitotilit ja yhdistys käyttää samannimisiä kustannuspaikkoja kuin yleisen tilikartan kirjanpidot. Tarkemmin kirjanpitoon lisättävistä omaisuuseristä kerrotaan luvuissa 3.3 Omaisuus ja 3.3.3 Yleisen tilikartan omaisuuslajit.

Kirjanpitotilien arvonlisäveroprosentit

Yhdistyksen tilikartan Varsinaisen toiminnan tuotto- ja kulutileissä on tilejä, joiden nimessä näkyy arvonlisäveroprosentti. Näille tileille on asetettu alv-tyyppi esim. ”Verollinen myynti” ja alv-prosentiksi sama kuin tilin nimessä. Tilikartassa on myös samannimisiä tuotto- ja kulutilejä, joilla ei ole nimessä arvonlisäveroprosenttia. Näiden tilien alv-tyyppi on ”Ei alvtili” ja alv-prosentti on nolla.

Kun yhdistys ei ole arvonlisäverovelvollinen ja kirjanpidon luonnin yhteydessä Arvonlisäverovelvollinen -valintalaatikko on jätetty tyhjäksi, ohjelma käsittelee Tosite -näytöllä kaikkia tilikartan kirjanpitotilejä kuin niiden Alv-tyyppi olisi ”Ei alvtili” ja Alv-% olisi nolla. Toisin sanoen, kun Tosite -näytöllä valitsee vientiriville kirjanpitotilin, ohjelma alustaa vientirivin alv-prosentiksi aina nollan.

Vientisyöttö -näytöllä tulee huomioida, että siellä ohjelma alustaa vientiriville valittuun kirjanpitotiliin oletukseksi asetetun alv-prosentin. Jos yhdistys ei on arvonlisäverovelvollinen ja valitsee vientiin kirjanpitotilin, jonka alv-prosentti ei ole nolla, alv-prosentti tulee nollata ennen viennin tallennusta. Muuten kirjanpidon tositteet, viennit, ostolaskut ja myyntilaskut tallennetaan ohjelmaan samalla tavalla kuin yrityksilläkin ja tarkempia ohjeita voi lukea luvuista 2.1 Tositteet, 2.2 Myyntilaskut ja 2.3 Ostolaskut ja lukujen aliluvuista.

Ohjelman käyttämät tositesarjat ovat samat kaikilla tilikartoilla, eli yhdistyksenkin oletustositesarja on MA.

Yhdistyksille ei ole erillistä Tilinpäätös -osiota, joten tilinpäätöksessä käsiteltävät tiedot kuten mahdolliset poistot ja varaukset tallennetaan tavallisina tositteina kirjanpitoon.

Raportit

Webwakan Raportit -osiossa näkyy raportit, jotka voi muodostaa yhdistyksen kirjanpidosta. Jos yhdistys on arvonlisäverovelvollinen, Raportit -osion Alv-raportissa näkyy kirjanpitoon tallennetut alv-tiedot. Raportit -osiossa on myös Ilmoitus oma-aloitteisistaveroista -lomake, jonka voi lähettää sähköisesti verottajalle, jos yhdistyksen käytössä on Tulorekisterin lähetyksissäkin käytettävä varmenne ja varmenne on tallennettu Webwakan Tulorekisterin varmenne -näytölle. Lisätietoja Ilmoitus oma-aloitteisista veroista -lomakkeesta on luvussa 4.7 Ilmoitus oma-aloitteisista veroista.

Webwakan muodostamat raportit yhdistyksille ovat pitkälti samannäköisiä kuin yrityksen kirjanpidosta muodostettavat raportit. Erilaisen tilikartan myötä yhdistyksen Tase ja Tuloslaskelma eroavat yrityksen vastaavista raporteista.

Yhdistyksen Tase

Yhdistyksen Tase -kaava (myös virallinen) on samannäköinen kuin muiden tilikarttojen. Yhdistys tilikartan käyttämät tiliryhmät määrittävät normaalin taseen otsikkorivit, joten otsikoissa on pieniä eroja muiden tilikarttojen Tase -raportteihin nähden. Yhdistykselle voi tulostaa pitkän normaalin Taseen, jossa näkyy Taseeseen lasketut saldolliset kirjanpitotilit. Taseeseen lasketaan tiliryhmiin 1 Vastaavaa ja 2 Vastattavaa kuuluvien kirjanpitotilien saldot niiltä tositteilta, joiden tila on Maksettu – tai Kohdistettu tiliotteelta.

Yhdistyksen kirjanpidosta voi tulostaa myös virallisen Tase-kaavan mukaisen Taseen, kun Taseen parametreistä valitsee Tulostustyypiksi ”Virallinen”.

Tase -raportin avauksessa ohjelma laskee yhdistyksen tilikauden ylijäämän(/alijäämän) Taseeseen valitulle tulostepäivämäärälle. Jos valittu tulostepäivämäärä on tilikauden viimeinen päivä, ohjelma tallentaa tilikauden ylijäämän(/alijäämän) kirjanpitoon tileille 2090 Tilikauden ylijäämä(/alijäämä) ja 9999 Tilikauden ylijäämä(/alijäämä).

Lisätietoja Webwakan muodostamasta Taseesta on luvussa 4.4 Tase ja Porautuvasta Taseesta luvussa 4.4.1.

Yhdistyksen Tuloslaskelma

Yhdistyksen Tuloslaskelman kaava (myös virallinen) on erilainen kuin muiden tilikarttojen: Varsinaisen toiminnan tuotot jaetaan ryhmiin: Yhdistystoiminta 1 tuotot ja Yhdistystoiminta 2 tuotot ja Yleistoiminta tuotot. Myös varsinaisen toiminnan kulut jaetaan kolmeen ryhmään: Yhdistystoiminta 1 kulut, Yhdistystoiminta 2 kulut ja Yleistoiminta kulut. Lisäksi omina kuluerinään on Henkilöstökulut, Poistot ja Muut toimintakulut. Kulujen jälkeen raportissa esitetään Varainhankinnan tuotot ja kulut, Sijoitus- ja rahoitustoiminnan tuotot ja kulut ja Yleisavustukset. Tuloslaskelman lopussa ennen Tilikauden ylijäämää (/alijäämää) esitetään vielä Poistoeron ja varausten muutos ja Tuloverot, jos niitä on kirjanpitoon kirjattu. Yhdistystilikartan Tuloslaskelmassa voitto ja tappio esitetään ylijäämänä tai alijäämänä.

Yhdistys tilikartan tiliryhmät ovat Tuloslaskelman otsikkorivejä. Yhdistyksen normaalin tuloslaskelman erot verrattuna yrityksen normaaliin Tuloslaskelmaan tulevat raportissa näkyviin juuri käytössä olevien tiliryhmien myötä.

Tiliryhmän kirjanpitotilien saldot lasketaan yhteen tiliryhmän yhteensä riville. Tuloslaskelmassa on myös Tuotto-/kulujäämä -rivejä, joihin ohjelman laskee Tuloslaskelman tuottojen ja kulujen erotuksen.

Yhdistyksen kirjanpidon tiedoista voi tulostaa pitkän normaalin Tuloslaskelman, jossa näkyy Tuloslaskelmaan lasketut saldolliset kirjanpitotilit. Tuloslaskelmaan lasketaan tuotto- ja kulutilien saldot, niiltä tositteilta, joiden tila on Maksettu tai Kohdistettu tiliotteelta.

Yhdistyksen kirjanpidosta voi tulostaa myös virallisen tuloslaskelmakaavan mukaisen Tuloslaskelman, kun Tuloslaskelman parametreistä valitsee Tulostustyypiksi ”Virallinen”.

Lisätietoja Webwakan muodostamasta Tuloslaskelmasta on luvussa 4.3 Tuloslaskelma ja Porautuvasta Tuloslaskelmasta on luvussa 4.3.1.